X
تبلیغات
مکاتبات اداری
                       نیست برعقل میر هیچ دلیل             راهبرتر ز نامه های دبیر

                                                                                                       (ناصر خسرو)

 

  نامه وسیله ارتباط انسانهاست. نامه این امکان را می آفریند تا بتوان با مخاطبان دور و غایب ارتباط برقرار کرد. این نقش نامه در دو صورت دیده می شود: وسیله ارتباط همگانی / ارتباط رسمی

هنوز هم نامه های اداری نخستین گام در جهت ارتباطات کاری همه مردم در تمام اصناف و طبقات کاری ،حرف اول را می زند بی شک، یادگیری آن و به کار بردن درست و به جای کلمات در جهت پیشبرد اهداف کاربران بسیار با اهمیت می باشد

نامه اداری یک سند قابل بایگانی است و مهمترین و اولین عامل ارتباط در سازمانها می باشد


*****************************************

کتاب مکاتبات اداری  در میان کتابهای سال سوم رشته حسابداری هنرستانهای حرفه ای تنها  ، بی هدایت و بی سرپرست هنوز نقطه آغازی ست که سر خط ندارد و ما مربیان سردرگم نمی دانیم چگونه با این کتاب با نام و بی نشان برخورد کنیم

اینجانب پس از  گذشت کوتاهی از تدریس  مکاتبات اداری بر آن شدم تا از تجربیات اندک و  اطلاعات کمترم قدمی در جهت شکفتن این غنچه  نشکفته  بردارم و می دانم نظرات و پیشنهاد های شما عزیزان کمک راهم خواهد بود منتظر نظرات جامع و کامل شما سروران گرامی هستم

بهتر است آموزش مکاتبات اداری به سه بخش تقسیم شود

1-آموزش مفاهیم نظری

 فصلهای کتاب درسی

2-کارگاه عملی که خود شامل دو قسمت شود

الف) کارگاه دستی

ب) کارگاه با رایانه شامل آموزش تایپ و نرم افزار word

3- فهرست واژه های کاربردی فارسی در نامه های اداری

مطالعه آزاد شامل نمونه نامه های اداری و آموزش کارنامک(رزومه نویسی)

4- تقسیم هنرجویان کلاس به دو گروه کاری و پیشنهاد دو موضوع فوق برنامه ( مطالب درسی باید کار آمد شود تا به روز باشد )

فوق برنامه اول طراحی یک کولاژ از تاریخچه مکاتبات در دنیا / فوق برنامه دوم تدوین یک نشریه توسط هنرجویان به صورت هفته ای ، ماهانه و غیره.............

بهتر است برای این کتاب یک کتاب کار طراحی شود تا مکمل خوبی برای درک مفاهیم عملی

 هنر جو باشد.


پیشنهاد ات  اینجانب برای تدریس مکاتبات اداری 

با یک آدرس جدید چی کار می کنید؟ با یک لباس نو ؟با یک کتاب نو؟ رفتار انسانها با مسایل مطرح شده یکسان نیست علتش هم تفاوتهای فردی و دانسته های گوناگون افراد از پیرامون خود 

می باشد .هنر جویی که وارد هنرستان می شود شاید از تاریخ و جغرافی و زبان فارسی مطالبی را در حافظه داشته باشد و حتی دانش موارد مذکور را ، اما آیا مکاتبات اداری تصویر  روشنی در ذهن او دارد یا منتظر ست  ببیند معلمان او چه می گویند و چه می خواهند.

 کتاب را ورق می زند و چشمش سیاهی می رود سیاه و سفید نه تصویری نه نقشه راهی خوب شکایتی نمی کنیم ،گله هم نداریم اما چراغ راه را ما باید روشن کنیم همه قصور با سیستم آموزشی و چاپ کتاب نیست چه بهتر ؟! فرصتی برای ما   ............ 


{چند سال قبل به عنوان مربی هلال احمر ، گروه داوطلب هنرجویان  را به مراکز آموزشی می بردم. یکی از این مکانها ،مرکز ناشنوایان و مرکزنابینایان بود در آنجا بود که تازه  متوجه شدم من کجا؟!این معلمان کجا !    خجالت زده و اشک ریزان به  آنها گفتم آفرین برشما  ،در حال  طرح پرسش با خط بریل بود صورت زیبا و خسته ای داشت خسته از این همه فشار این همه زحمتی که برای نابینایان می کشید بدون هیچ اعتراضی انگشتانش را بر روی کلاویه های زندگی می نواخت او هم معلم بود و من...................

در این برزخ تعلیم و تربیت فقط ادعا داشتم و هیچ...........................................

همه چی در آن مدرسه خلاقیت  ، عشق ،کار و صبوری  بود  .صبر برای رسیدن به یک نتیجه مطلوب نتیجه ای که پر از عیب و ایراد باشد و دوباره اجرا شود و دوباره غلط گیری تا به آرامش برسد آرامش آموزگار و شاگرد و چه زیبا بود لحظاتی که در آن مدرسه بودم در همین جا از همه همکاران عزیز و زحمت کشم در مدارس استثنایی تشکر و قدر دانی می کنم }

امان ، امان از دست این پنج شنبه ها که بدون بچه ها می گذرد به امید اینکه تلاش کنند و در کنار خانواده محبت بگیرند و ریشه های زندگی را محکم ساند.

 اما مکاتبات چی می شه دو زنک مکاتبات یک زنگ نظری و یک زنگ عملی (کارگاه نوشتن) محتوا تغییر نکرده ، کتاب همان کتاب است تنها در جزیره دانایی  ، گم شده و بی نقشه  راه  ،این بار در زمان حل شده . چگونه این محتوای زیبا و بدرد بخور را در یک زنگ به نمایش بگذارم از ترد دستان و شعبده بازان کمک می خواهم در یک چشم بندی نقشه راه را ترسیم کنم و فرزندانم را سوار بر مرکب مکاتبات کنم  بدون آموزش سوارکاری بی آنکه بدانیم به کجا می رویم 

به قول کدکنی عزیز به کجا چنین شتابان ............ دل من گرفته زین راه      ........... باید سفر کرد و تجربه اندوخت...................

      امید               آدمهایی که امید دارند نگران نیستند پس چرا باید نگران تدریس این درس باشیم . 

چه باید کرد هر سال متفاوت با سال قبل تدریس مکاتبات را طراحی می کنم و هر بار به  تجارب بهتری دست پیدا می کنم . ممنون که صبوری کردید تا به اصل داستان برسید .............به ظاهر همه این نوشته ها مقدمه بود خیلی هم نوشتنش سخت نبود هر چی به فکرم   رسید  نوشتم. هر کاری آغازی دارد.  {  از نوشتن مقدمه هراسی  نداشتم خودش خود به خود نوشته  شد}

روش تحریر و تقریر یکی از روشهای تدریس است که من بسیار از آن بهره گرفتم .  جزوه گفتن به هنر جو در کلاس،نه تنها بخشی از مدیریت کلاس و کنترل نا محسوس می باشد بلکه انجام هماهنگ ذهن  و دست را در هنر جویان تقویت می کند و تمرکز  آنها را چند برابر می سازد. از طرفی آنها را در نوشتن صحیح کلمات یاری می کند.

 گام اول همان بر پایی کلاسهای شیرین انشاست  (چه بی رحمانه حذف شد)

تکالیف

درباره لباسی که به تن دارید بنویسید...........

درباره امروز بنویسید.................

درباره کلاسی که در آن درس می خوانید..........................

اگر..........................

شاید.............................

چرا؟؟؟ ...........................

تو فکر می کنی!.........................................

همه هنر جویان می نویسند با علاقه و بدون وقفه حال باید داوطلبین بخوانند 

مرحله بعد نوشتن یک جمله درباره عشق بود که همه نوشتند و چه زیبا همه نوشته ها را جمع آوری کردند و روی یک صفحه با طراحی تایپ کرده بر تابلوی کلاس نصب کردند  .



یکی از هنرجویان می بایست از هر جلسه گزارش تهیه کند و آن را مکتوب به من تحویل دهد 

نمونه:

روز شنبه 92/7/20 مهر

امروز خانم آراسته از فصل یک امتحان گرفتند که از 5 نمره بود و اکثر بچه ها نمره خوبی گرقتند و ایشان جمله ای بر روی تخته نوشتند " نوشتن یعنی بیرون جهیدن از صف مردگان"

و بعد گفتند که هفته بعد تمامی بچه ها جمله ای در باره عشق بنویسند و همچنین درس دوم را تدریس کردندو تمامی پرسشها را مشخص کردند.

این نمونه ای از گزارش کلاسی نرگس زردی یکی از هنرجویان  است.

یکی از محاسن گزارش نویسی تطبیق آن با طرح درس برای معلم است و اینکه بازخورد فعالیت کلاس چگونه توسط هنر جویان ارزیابی می شود . در این گزارشها خواسته هنرجویان هم نوشته خواهد شد و یک وسیله ارتباطی خوب بین کلاس و معلم می باشد.(این روش برای تدریس کتابهای دیگر عملی و مفید است)

مرحله بعدی نوشتن یک شناسنامه کاری از اطلاعات شخصی هنرجویان بر روی یک کارت  که همیشه  همراه  آنها باشد و شامل شماره شناسنامه (کد ملی)  / دفترچه بیمه/  آدرس پستی منزل همراه با کد پستی / شماره حساب / شماره گذر نامه / آدرس پست الکترونیک.............باشد 

(موارد فوق جهت پر کردن فرمها و شرکت در آزمونها بسیار ضروری می باشد)

فعالیتهای فوق برنامه به آموزش شکل می دهد و راه را برای هنر آموز و هنر جو هموار می سازد 

در رابطه با درس مکاتبات طرح های زیادی را می توان اجرا کرد از جمله......

الف) تدوین نشریه هفتگی از اطلاعات داخلی هنرستان

ب) نوشتن روزنامه دیواری با موضوعات آزاد 

پ) ساخت کلاژ از تاریخچه شکل گیری مکاتبات در جهان

ت) طراحی فرمها با موضوعات پیشنهادی هنر جویان و هنر آموز (  طراحی فرمهای اموال برای هر  اتاق در هنرستان) 

ج) طرح یک جلسه رسمی با موضوع مشخص  همراه نوشتن صورت جلسه توسط هنرجویان........تنظیم فرم دعوت نامه /مدیریت جلسه و.....

چ) ارائه گزارشهای  تلفیقی هنرجویان از سفر های نوروزی به عنوان تکلیف و کسب نمره مستمر

ح) عضویت همه هنرجویان در کتابخانه به منظور مطالعه بیشتر  همچنین خلاصه نویسی مطالب    

و ارائه در کلاس یا گنجاندن آن در روزنامه دیواری و نشریه

د) بازدید از یک سیستم اداری / اتوماسیون / دبیرخانه و بایگانی

ذ)آموزش تایپ با رایانه 

ر) آموزش نامه  نگاری با نرم افزار آفیس

ز) نوشتن کلمات به خط میخی که برای هنرجویان خیلی جالب است ( اوایل سال این طرح در کلاس مان اجرا شد )

ادامه دارد..............



+ نوشته شده توسط فیروزه آراسته در سه شنبه بیست و چهارم اردیبهشت 1392 و ساعت 19:48 |

کاربرد

واحد شمارش

درخت چوب الوار

اصله

برای اغلب چیز های ناشمردنی مانند:ماسه.خاک.نمک.هیزم

بار

کاغذ.مقوا.طلق.فلز

برگ/ورق

کاغذ(انبوه) . مقوا . علوفه

بند

مایعات داخل بطری

بطری

هر چیز درون پاکت

پاکت

 پزا

پرس

چیز های بسته بندی شده:مانند:کاغذ . چای . سیگار

بسته

پتو . لحاف . قالی

تخته

چیز های وزن شدنی

تن

خانه . مغازه

باب

پارچه ندوخته

توپ

فشنگ

تیر

 جفت   کفش جوراب ، دستکش                جفت

چیز های داخل جعبه:مانند: میوه   سیگار

جعبه

اشیا و پوشش های که جفت هستند

جفت

کمربند . پیراهن . دکمه . قرقره . جوراب

جین

چیز های گرد. مانند:چاه . لاستیک . فیلم

حلقه

میوه ها و چیز های دیگر: مانند:گردو.  توپ

دانه

برای چیز های که تعدادشان مغین است(مانند لیوان . شیشه . آیینه) گاهی از جام در این موارد استفاده میکنند

دست

                     مبل ، ظروف دست

ماشین . وسایل الکتریکی و الکترونیکی . آپارتمان

دستگاه

گل و گیاه

دسته

حیوانات اهلی

راس

چیز های به هم پیوسته. مانند:کابل . طناب . قنات

رشته

انسان و به جای < راس>

سر

انواع پول و نقره و طلای مسکوک

سکه

وسایل روشنی بخش. مانند: لامپ . لوستر

شعله

مایعات درون شیشه. مانند:گلاب

شیشه

بعضی پارچه ها : مانند :پرده و شال گردن

طاقه

اشیا مانند:( میز) آبزیان (مانند ماهی) پرندگان (مانند کبوتران)

عدد

کالا های تجارتی در بسته های بزرگ و سنگین.مانند:پارچه . پوشال . علوفه

عدل

 سلاح های جنگی سنگین.مانندک توپ . تانک

عراده/اراده

نام نوشته ها یا نام کتاب

عنوان

وسایل حمل و نقل بزرگ. مانند:کشتی

فرونده

پک . سند . نوشته

فقره

انواع سلاح سرد و گرم کوچک

قبضه

چیز های داخل بسته های 144 تایی . مانند:سوزن. پیچ . میخ . بند کفش . مهره

قراس/قراص

چیز های دایره  ای شکل. مانند:نان

قرص

    مغازه             دهنه

مایعات:مانند..اشک . خون . آب

قطره

سنگ تراشیده . عکس . باغ . چک

قطعه

جانوران غیر اهلی و درنده: مانند شیر . سگ

قلاده

چیز های داخل کارتن: مانند: صابون . سیگار

کارتن

چیز های داخل کیسه..مانند: برنج . سیمان

کیسه

مایعات داخل کالن..مانند: روغن موتر . جوهر نمک

گالن

گروه مسافران

کاروان

گروه حیوانات

گله

جسد حیوانات . چک یا سفته باطل شده

لاشه

چیز های استوانه ای شکل...مانند: خمیر دندان . پماد . تریاک . ماتیک

لوله/لول

چیز های که با طول محاسبه میشوند.سانتی و میلی متر برای اندازه های کوچکتر

متر

کتاب . دفتر .(جلد هم به کار می رود)

مجلد

برخی کار ها و حوادث...مانند: سه مورد گزارش

مورد

سیگار و ....

نخ

روزنامه . مجله . رو نوشت . کپی . شناسنامه

نسخه

انسان . شتر . نخل (برای انسان: تن . کس . فرد . شخص نیز به کار می رود)

نفر

مایعات تزریقی(مانند: خون . سرم)آپارتمان

واحد

 


برچسب‌ها: واحد شمارش و کاربرد آن
+ نوشته شده توسط فیروزه آراسته در جمعه هجدهم بهمن 1392 و ساعت 10:22 |

 

 سابقه نامه نویسی در ایران به دوره هخامنشیان بر می گردد. آنان واژه ها را با خط میخی بر روی پوست دباغی شده جانوران می نوشتند و به وسیله چاپار و پیک به مقصد روانه می کردند.

برای جابجائی نامه‌ها در زمان ساسانیان از قاصد استفاده می‌شد و نامه را با اسب به مقصد می رساندند، برای رفع خستگی و سرعت عمل بهتر بین راه در فواصل معین چاپارخانه‌هایی ساخته شده بود که در آنها یک یا چند نفر مرد سوار کار حضور داشتند تا نامه را که قاصد از چاپارخانه قبلی می‌آورد به چاپارخانه بعدی برسانند. 

در زمان صدارت امیر کبیر شخصی به نام شفیع خان چاپارچی باشی از امیر کبیر دستور یافت تا تشکیلات چاپار دولتی را نظم بخشد و امیر کبیر در اوخر سال ۱۲۶۶ دستور ساخت چاپارخانه‌های جدید در تمام ایالت را داد.

از سال ۱۲۶۸ برای ارسال نامه نرخ تصویب شد و تا بیست سال بعد ادامه داشت.

بعد از مدتی کتابچه‌ای نیز تهیه و بین ایالات توزیع شد که در آن صورت چاپارخانه‌ها و مسافت هر کدام قید شده بود لذا با گرفتن التزام از شفیع خان در اندک زمانی ارسال مراسلات و مکاتبات خصوصی مردم بین مرکز و شهرهای مهم شکل گرفته و مرتب شد و مامورین ملزم به اجرای دقیق و صحیح برنامه شدند.

 از 1800 سال پیش که کاغذ به دست چینی ها ساخته شد، نامه نویسی روی کاغذ آغاز شد و امر نامه نویسی آسان گردید.

بيستم فوريه 1932 مـصادف بـا اول اسفندمــاه «تاراپور J.Tarapore» در شهر بمبئي هند «آيين مديريت و نامه‌نگاري دولتي ايران» در دوران ساسانيان را از روي يك نسخه اصل دوباره ‌نويسي كرد و منتشر ساخت. 
اين آيين‌نامه يك بخشنامه (دستورالعمل) اداري بود كه در دوران سلطنت خسرو انوشيروان ساساني براي مقامات دولتي ارسال شده بود تا رعايت كنند. آيين‌نامه مذكور پيش از دوران زمامداري خسرو انوشيروان وجود داشت و در زمان وي بود كه جمع‌آوري، تدوين و به صورت دستورالعمل به مقامات دولتي ابلاغ شده بود. در هر صورت، نسخه «تاراپور» متعلق به عهد خسروانوشيروان (قرن ششم ميلادي) بوده است.
در اين آيين‌نامه كهن، به مقامات دولتي و كارمندان سازمانهاي عمومي تاكيد شده بود كه در گزارشها و نامه‌هاي اداري از تعارفات معمول دست بردارند، ملاحظات را كنار بگذارند، روشن بنويسند، لفاظي نكنند، و توجه داشته باشند كه اگر گزارش خلاف واقع بدهند به سختي مجازات خواهند شد.
قسمت بيشتر اين آيين‌نامه مربوط به چگونگي مديريت است و در آن، روي لزوم بازرسي و تشويق و تنبيه كارمندان و توجه به نظر آنان تاكيد شده است. رشوه‌گيري در اين آيين‌نامه خطرناك‌ترين خيانت به كشور و مردم به حساب آمده كه مجازات سنگين و محروميت خواهد داشت. ترتيب اثردادن به درددلهاي مراجعان و پذيرفتن و احترام كردن آنان از نكات مهم اين آيين‌نامه است. اين آيين‌نامه در موارد متعدد روي جمع‌آوري ماليات و منصفانه بودن آن و خصوصيات ويژه ماموران ماليه و خودداري از به مقاطعه دادن امر جمع آوري مالياتها تاكيد كرده است. اين آيين نامه مديران دولتي را از تبعيض و افاده و بي‌اعتنايي به مردم بر حذر داشته و آنان را خدمتگذار و جيره‌خور مردم (نوكر = سروانت، همين اصطلاحي كه در حال حاضر در كشورهاي انگليسي زبان در مورد كارمند دولت بكار مي‌رود) خوانده و دقّت و اهميت كار حسابداري را مورد تاكيد قرار داده است.
از نكات جالب اين آيين‌نامه كه نهايت پيشرفته بودن ايران در دانش اداري در عهد باستان را منعكس مي‌كند؛ ضابطه دادن نمره (پوان) منفي به مديران و كارمنداني است كه در انجام وظيفه سهل انگاري و قصور كنند كه رسيدن نمرات منفي به ميزان معيّن (نصاب) باعث بركناري مدير و يا كارمند مي‌شد.
اين آيين‌نامه از ديپترتاران (دفترداران ــ منشيان ادارات) خواسته است كه در گزارش خود به سه نكته توجه كنند از اين قرار: چه مي‌خواهند بگويند و چه خبري مي‌خواهند برسانند، منظورشان از نوشتن گزارش چيست و چرا بايد خبر را بدهند، و بالاخره نتيجه‌گيري و بيان نظر خود در باره موضوع. طبق اين دستورالعمل، نامه بايد داراي تاريخ باشد و (در آن زمان كه از كاغذهاي فعلي و پوشه و... اثري نبود) دور يك چوب (حول محور) لوله شده باشد. نامه تاء شده موجب مواخذه بود.
بايد توجه داشت كه «مورخان كارشناس عهد باستان»، ايران را به داشتن روش پيشرفته و كارآمد براي ادارات عمومي ستوده‌اند. امپراتوري‌هاي امويان و عباسيان و بعدا غزها (غزنويان و سلجوقيان) و در پي آنها، مغولها و هم‌نژادان تيموري آنان براي تمشيت امور و اداره قلمرو خود از اين مهارت ايرانيان به خوبي بهره‌گرفتند و بقاي آنها به دليل سپردن كارها به مديران و وزيران ايراني بود. دولتهاي استعماري اروپا كه متوجه اين هنر ايرانيان بودند در قرون 19 و 20 ميلادي كوشيدند كه آن را تخريب و ايران را دچار يك بوروكراسي بد كنند و از پيشرفت بازدارند.
اين آيين‌نامه در سال 1932 همزمان به زبان انگليسي در افريقاي جنوبي، استراليا، كانادا، ايالات متحده و ممالك اروپايي توزيع و بعدا تجديد چاپ شد. بدون ترديد از اصول اين كتاب در علم مديريت سازمانهاي عمومي در دنياي نوين اقتباس شده و الگو قرار گرفته است. 
اين آيين‌نامه توسط مهاجران پارسي در قرن هفتم ميلادي به هند برده شده بود كه به دست «تاراپور» افتاد. ايرانياني كه در آن عهد از طريق جزاير قشم و هرمز به هند مهاجرت كردند و اعقاب آنان هنوز در آنجا هستند و هند را صنعتي ساخته‌اند عمدتاً از مقامات دولتي، بزرگان و افسران ارتش و بيشترشان از مازندران بودند.

پیشینه  چاپارخانه در ایران به دوره هخامنشیان می رسد. از این مراکز به عنوان ایستگاه های مبادلات نامه ای استفاده می شده است. وظیف  چاپارخانه ها نگهداری و تیمار تعدادی اسب تیزرو و پیک تازه نفس جهت ارسال و مبادله  سریع نامه ها و امانت های مهم بوده است. از این رو چاپارخانه ها به  صورت قلعه ساخته  شده که  دفاع و حفاظت از آن میّسر باشد و این اهّمّیت از برج ها و دیوارهای بلند و روزنه های  دیده بانی و تیراندازی و موقعّیت خوب دفاعی آن پیداست. این  چاپارخانه  در سال های اخیر مرّمت شده  و به موزه پست میبد تبدیل گردیده است. 


+ نوشته شده توسط فیروزه آراسته در جمعه پانزدهم آذر 1392 و ساعت 17:53 |

گزینه مناسب را مشخص کنید

1- کدامیک از موارد ذیل ارکان جلسه را تشکیل میدهد؟0.25

الف- اعضای جلسه                       ب- دستور جلسه

پ- زمان و مکان جلسه                  ت- همه موارد

2- در کدام یک از صورت جلسه های ذیل هر یک از اعضای جلسه به طور کامل نوشته میشود؟0.25

الف- مشروح                               ب- نیمه مشروح

پ- خلاصه                                 ت- فرم

3- کدامیک از موارد ذیل از انواع گزارش از دیدگاه کاربرد نمی باشد؟0.25

الف- اداری                                 ب- مالی و اجرایی

پ- مشاوره ای                             ت- بازرگانی

4- یکی از رایج ترین شکل گزارش کدام مورد است؟0.25

الف- کتبی                                   ب- شفاهی

پ- تصویری                               ت- تلفیقی

در جای خالی کلمه مناسب قرار دهید....

5- جلسه در لغت به معنای.............است.0.5

6- بهتر است............از بین اعضای جلسه انتخاب نشود و حق رای هم نداشته باشد.0.5

7- گزارش های..............بیشتر در نیروی انتظامی متداول است.0.5

8- منظور از................گزارش ذکر مطالبیدر ابتدا و آغاز کار است.0.5

9- نحوه ی امضای گزارش های مالی چگونه است؟0.5

10- دو نوع گزارش تلفیقی نام ببرید؟0.5

11- منظور از تصمیمات متخذه در صورت جلسه چیست؟توضیح دهید.1

 

تمرین های عملی...

12- یک نوع فرم صورت جلسه را به دلخواه طراحی کنید و اجزای آن را بنویسید.1

13- نامه ای برای دعوت اعضا به جلسهدر روز دو شنبه بنویسید.1

14-یک نمونه از عناوین گزارش را بنویسید.1

15- گزارش یک روز مدرسه خود رابه دلخواه نوشته و قسمتهای متن گزارش را در آن مشخص کنید.2

16- مراحل یردازش را نام ببرید؟2

17- انواع فرم را نام ببرید و دو مورد را توضیح دهید؟ 2

18- اصطلاحات زیر را تعریف کنید؟ 2

الف- گزارش

ب- جلسه

پ- بخش نامه

ت- سند

19- وظایف دبیر جلسه را بنویسید؟ 1.5

20- چهار مورد به توصیه های پیش نویس را بنویسید؟ 1.5

21- ارتباط در سازمان به چند گروه تقسیم میشود آن دو گروه را توضیح دهید؟ 1.5

22- ارتباط در تعریف و عناصر ارتباط را نام ببرید؟ 1.5

23- یادداشتی به عنوان معاون اداری و مالی یکی از شرکتهای دولتی برای پرداخت مبلغ 5000000 ریال قسط اول قرار داد تهیه فیلم آموزشی به طرف دوم قرار داد آقای محسن عبدلی کارگردان فیلم آموزشی استاندارد مرقوم فرمایید.

24- نامه ای به بانک ملی شعبه بازار مرقوم دارید و تقاضای 5000000 ریال وام قرض الحسنه بفرمایید.


-------------------------------------------------------------------------


25- بخش نامه ها از کدام گونه نامه ها هستند؟0.25

الف- هماهنگی                           ب- دستوری

پ- بازدارنده                             ت- خبری

26- علائم.گفتار.تصیویر و نوشته جز کدام دسته هستند؟0.25

27- آغاز و انجام امور در سازمان ها به وسیله...............شروع و یا پایان می یابد؟0.5

28- دستور و گزارش وقتی میتواند مبنا و پایه کار قرار گیرد که به صورت.................بوده باشدو0.5

29-  بعضی اوقات در سازمانهای دولتی برای تسریع در انجام امور از...................استفاده میشود.0.5

30- انواع نامه های اداری از دو دیدگاه بررسی میشود آنها را بنویسید.0.25

31- تفاوت ارتباط حضوری  با ارتباط غیر حضوری  را بنویسید؟  1

32- مشخصات نامه های اداری را بنویسید؟ 1.5

33- نامه های ذیل را مرتب بنویسید و سه قسمت متن نامه را مشخص کنید. 5

تاریخ:7/8/1389

شماره موضوع: آموزش اینترنت

6275987 پیوست: دارد از:  شرکت پیشگام وابسته به انرژی اتمی اصفهان

سازمان آموزشی فنی حرفه ای استان اصفهان

به: سر پرست آموزش/ عطف به نامه شماره 441 مورخ 5/6/1389 از آن سازمان محترم درخواست/رو نوشت اداره اطلاعات/نام ونام خانوادگی /اداره بایگانی

قبلا از همکاری شما سپاس گزاری میگردد.مسئول امور اداری

یک نفر مدراس را جهت آموزش اینترنت به این مرکز معرفی نمئید

ضمنا خواهشمند است دستور فرمائید چند نسخه از جزوه آموزشی اینترنت به این شرکت ارسال نمائید

-----------------------------------------------------------------

 34-بخش نامه از کدام گونه های نامه می باشند؟

الف:هماهنگی                                       ب:دستوری

پ:بازدارنده                                          ت:خبری

34-آرم جمهوری اسلامی جز کدام یک از موارد زیر است؟

الف:عناوین گیرنده                                 ب:سرلوحه

پ:عناوین فرستنده                                  ت:متن نامه

35-در کدام یک از موارد ذیل از کلمه (به)و(از) در نوشتن نامه استفاده نمی شود؟

الف:از واحد بالاتر به واحد پائین تر              ب: از واحد پائین تر به مقام بالاتر      

پ:در واحد های هم سطح                         ت:از یک کارمند برای سازمان متبوع خود

36-کدام یک از موارد ذیل شامل امکانات ارتباط از طریق تلیوزیون نمی باشد؟

الف:گفتار                                           ب:اشارات

پ:ارائه ی تصویر                                ت:تصویر به پیوست 

37-................اساس شکل گیری جوامع و لازمه زندگی اجتماعی اقتصادی فرهنگی و تداوم وجود سازمان های اداری و نهایتا  لازمه زندگی است.

38-در................از ضوابط مربوط به عناوین نامه (به.از.موضوع) استفاده نمی شود.

39-.................و بی تکلیف نوشتن تفهیم را امکان پذیر میسازد و ناز به توضیح اضافه را کم میکند.

40-آن گاه که لزوم نوشتن نامه محرز گردید نگارش...............آغاز میشود.

ارزش پرسش های فوق 3 نمره.

پرسش های تشریحی

41-عناوین گیرنده و فرستنده ذیل مربوط به کدام مکاتبه می باشد.0.5 نمره

به:وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی-اداره کل امور مالی        از:سازمان هواپیمایی کشور

42-اهمیت نقش نوشته های اداری را از جنبه آثار مالی آن توضیح دهید.1نمره

43-هدف از صدور بخش نامه را بنویسید ذکر چهار مورد.1نمره

درباره چگونگی امضای بخاشنامه هر چه میدانید بنویسد.1نمره

44-ارتباطات عمودی به چند شکل در سازمان جریان دارد چگونگی ارسال آنها را نیز بنویسید.1 نمره

45-تفاوت ارتباط حضوری با ارتباط غیر حضوری را بنویسید1 نمره

46-نمودار شکل گیری ارتباط را رسم کنید.1.25 نمره

47-ویژگی های یک نوشته را بنویسید. 1.25 نمره

48-طی نامه فرضی انتقال به شهر مورد علاقه تان را از مقام ذی ربط در خواست کنید.3 نمره

49-نامه زیر را به طور مرتب بنویسید.4 نمره

موضوع:مدرسه تاریخ.....خواهشمند است دستور فرمائید فرزندم ........را در کلاس .......دبیرستان ریاست محترم اداره آموزش و پرورش شهرستان.....جناب آقای/سرکار خانم تمام سوابق تحصیلی نامبرده ارسال فتوکپی.......با احترام.ضمن است ثبت نام کنند.برای سهولت کار.پرونده و حکم انتقال شماره ........روز.........ثبت نام در.اداره.......من به این شهرستان منتقل شده ام.......که به محل سکونت ما نزدیک برای اطلاع و هر گونه اقدام توسط فرزندم تقدیم میشود. امیدوارم با دستوری که صادر می کنید.نام و نام خانوادگی امضاء موجبات دلگرمی و ادامه تحصیل فرزندم را فراهم فرمایید.

 

50-با برخی از کلمات داده شده بخش نامه ذیل را کامل کنید.2 نمره

خواهشمند- اطلاعات – دستور العمل – در ضمن – بدیهی – مقتضی – اطلاع - 79472/87/م ارسال – شهریه – مهلت

بخشنامه به کلیه واحد های استانی و مراکز و موسسات علمی- کاربردی تحت پوشش دانشگاه

با سلام

احتراما پیرو......جامع شهریه و حق نظارت به شماره ...........مورخ 4/12/87 و بر اساس بند 6 دستور العمل مذکور آخرین.....اصلاح آمار و اطلاعات دانشجویی در سسیستم پرداخت شهریه و ارسال نسخه چاپی تائید شده آن 5 اردیبهشت ماه 88 می باشد......است حق مظارت قابل پرداخت بعد از تاریخ مذکور بر اساس آمار موجود در سیستم پرداخت.......محاسبه میگردد.کلیه آمار و اطلاعات می بایست در سیستم پرداخت شهریه ثبت شده باشد و ارائه آمارو...... خارج از سیستم پرداخت شهریه بجز مواردی که در تبصره 1 بند 6 دستور العمل ذکر گردیده است غیر قابل قبول می باشد مراتب جهت .....و اجرا ....... میگردد.

-----------------------------------------------------------------------------


51-کدام یک از موارد ذیل ارتباط غیر حضوری نمی باشد0.25

الف:پیام رادیویی                       ب:تصویر تلوزیونی

پ:مصاحبه                             ت:نوشته

52-کدامیک از موارد ذیل از ویژگی های نوشته می باشد؟0.25

الف:آسان و کم هزینه                  ب:کوتاه و روان

پ:قابل دسترسی                       ت:سریع و با دوام

53-کدامیک از موارد ذیل ارکان جلسه می باشد؟0.25

الف:دستور جلسه                     ب: زمان ومکان جلسه

پ:اعضای جلسه                     ت:همه موارد

54-متن بخش نامه شامل چه قسمتهای می باشد؟0.25

الف:مقدمه                           ب:اصل پیام

پ:اختتام                            ت:همه موارد

55-اعتبار نوشته و نویسنده در............واژه هاست.0.5

56-...................یک نوع فرم ویژه است.0.5

57-مسئولیت نهایی هر نامه با چه کسی است؟0.5

58-برش ها به چند گروه تقسیم می شود نام ببرید؟0.5

59-بهترین روش برای جلوگیری خروج افکار از حیطه ی ذهن چیست؟ 0.5نمره

60-یکی از روش های تکمیل فرم را بنویسید؟0.5 نمره

61-انواع گزارش تلفیقی را نام ببرید؟  0.75 نمره

62-درباره تنظیم فاصله سطر ها هنگام پردازش چه می دانید؟1 نمره

63-انواع فرم را نام ببرید؟ 1 نمره

64-متن گزارش ها معمولا از چه قسمتهای تشکیل می شود؟1.25

65-مریم طی یک تماس تلفنی به نساء او را به جشن تولدش دعوت میکند و نساء به علت داشتن یک برنامه تلوزیونی از او عذر خواهی می کند.شکل گیری ارتباط را در این جمله مشخص کنید(عناصر ارتباط)0.75 نمره

66-بیماری را در بیمارستان در نظر بگیرید..............به عنوان یک پرستار بر اساس مشاهدات خود مستند سازی کنید.0.75 نمره

67-عناوین گیرنده.فرستنده و موضوع را در نامه ای که از واحد کارگزینی وزارت آموزش و پرورش در مورد انتقال خانم محمدی به وزارت علوم نوشته می شود. مشخص کنید.0.75

68-نامه ای به شهرداری منطقه خودتان مرقوم دارید و تقاضا کنید ماموران برای جمع آوری زباله بعد از ساعت نوزده مراجعه نمایند.0.75

69-به مناسب حلول ماه مبارک رمضان و برای رفاه حال روزه داران تغییر اوقات کار اداری را با امضای بالاترین مقام سازمانی به صورت بخش نامه به کلیه واحد ها اعلام نمایید؟1 نمره

70-به عنوان دبیر جلسه یک دعوت نامه به منظور اجرای برنامه های آموزشی ضمن خدمت طراحی کنید.

(با ذکر مکان و زمان و رو نوشت ) 1نمره

71-طی گزارشی به شهر داری محل سکونت خود اطلاع دهید که زمین بلا صاحب نزدیک خانه شما به زباله دانی تبدیل شده است تقاضا نملیید که رفع مشکل کنند. 3نمره

72-فرمی برای صورت برداری از اموال منقول موجود در یکی از اتاق های آموزشگاهی که در آن مشغول تحصیل هستید تهیه فرمایید. 2 نمره

73-جمله های زیر را ویرایش کنید.

الف:کدام رشته ورزشی را دوست داری

ب:او به من این توصیه را که در زندگی کوشا باشم و....

پ:سید کاظم . امینی . نمونه مکاتبات اداری . مدیریت (زیر چاپ)

ت:به منظور حال رفاه دانش آموزان از پوشیدن کفش پاشنه بلند در جلسه آزمون خودداری کنید.

ث:حشو در ترکیبات آمده را مشخص کنید. سن بیست سالگی     -    باز نویسی دوباره

ج:گزارشات خود را خوانا و ساده بنویسید.

چ:خواهشمند است به آتلیه عکاسی شماره یک مراجعه کنید.

******************************************************************

مدیر هنرستان یادداشتی به معاون فنی می نویسد تا برنامه امتحانی با نظر هنرآموزان و هنر جویان نوشته شود معاون فنی پس از بررسی و نظر خواهی برنامه را نوشت.

 در نامه فوق نوع شکل گیری ارتباط را بنویسید. 

 خانم شیما مرواریدی جهت گرفتن مساعده به حسابداری آموزش و پرورش مراجعه کرد. کدام گونه ارتباط از نظر کلی ایجاد شده است؟

نقش مکاتبات در اداره ی امور یک بیمارستان بین پرستار و پزشک چگونه است بنویسید

دو مورد عناوین اختصاصی واحد گیرنده بخش نامه را طراحی کنید

خانم زهرا عبا دی تنخواه دار شرکت ایران نوین از مدیر مالی تلفنی تقاضای مبلغی پول کرد و مدیر مالی از او خواست ............. ) اگر مدیر مالی بودی چه تقاضایی داشتی ؟

  عناوین یک نامه که از طرف واحدهای سازمانی یک وزارت خانه به عنوان شخص حقیقی خارج از وزارت خانه نوشته می شود بنویسید.

ضمن مکاتبه با بانک ملی شعبه بازار پنج میلیون ریال وام قرض الحسنه در خواست نمایید.

شما به عنوان مسوول کارگزینی یادداشتی به بایگانی بنویسید و تقاضا کنید پرونده خانم سحر محبیان کارشناس ارشد را جهت بررسی در اختیار شما قرار دهند .

+ نوشته شده توسط فیروزه آراسته در جمعه یکم آذر 1392 و ساعت 12:33 |
انواع نامه بر اساس ابزار نامه رسانی

برای رساندن فوری نامه های ضروری در هر عصر ی ابزار و تکنولوژی موجود را به کار گرفته اند.

نامه های تیز رو

اسب های تیز تک چاپاری کبوتران نامه بر در جامعه های سنتی تلفن و تلگرام در جامعه های صنعتی تا امکانات الکترونیکی زمان ما هر یک به انحای گوناگون تبادل پیامهای بشر را به نوبه خود به کوتاه ترین زمان ممکن رسانده اند.

به دلیل اهمیت و نقش نامه های تیزرو به معرفی مختصر آنها می پردازیم.

تلگرام

نوعی پیام کوتاه بود که در مواقع اضطراری استفاده می شد. متن تلگرام بسیار کوتاه و موجز بود تا هزینه ارسال آن کم باشد.

در تلگرام ابتدا آدرس دقیق گیرنده به صورت خلاصه اما کامل و در پایان  نام نویسنده و امضای وی می آمد . تاریخ ارسال توسط مخابرات بالای آن نوشته می شد. آدرس دقیق نویسنده تلگرام در زیر برگ درج می گردید تا اگر به مقصد نرسید ماموران پست اطلاع دهند.

نمونه

        تبریز خیابان کوچه نسترن پلاک 8 آقای ....... سلامت تهران رسیدم.

به دستگاهی که به کمک سیم برق یا سیگنال های رادیویی پیام را مخابره می کرد تلگرام می گفتند. به پیام مذکور نیز مجازا تلگرام گفته می شد.

تلفن گرام

هر گاه نیاز بود نامه رسمی و اداری بسیار زود به مقصد برسد متن آن را با تلفن برای یکی از مسوولان اداره مقصد - تلفنچی یا مسوول دفتر قسمتی یا دبیر خانه - می خواندند و او متن تلفن و شماره و تاریخ آن را به شکل نامه اداری روی کاغذ اداری می نوشت و در زیر آن نام گوینده و گیرنده تلفن را ثبت می کرد . تلفنگرام در واقع نامه رسمی بود که با تلفن به مقصد مخابره می شد.

نامه تلفن گرام (اصل دست خط)

                                                       باسمه تعالی                                           شماره.....

                                                 جمهوری اسلامی ایران                                     تاریخ.....

                                                وزارت کار و امور اجتماعی                                   پیوست.....

                                     اداره کل کار و امور اجتماعی آذربایجان شرقی

                                          اداره کار و امور اجتماعی شهرستان

اداره محترم کل کارو امور اجتماعی استان

با سلام و دعای خیر

احتراما در اعلام جواب نامه شماره 5902-82/4/16 موضوع نامه شماره 109/35893 ارجاعی از مدیر کل محترم دفتر ریاست جمهوری در خصوص درخواست شغل آقای ...... به استحضار می رساند نامبرده در زمینه دریافتکارت بیکاری راهنمایی گردید تا در صورت وجود فرصت شغلی مناسب معرفی گردند.

                                                                                                   ................

                                                                             رئیس اداره کار و امور اجتماعی شهرستان....

                                                                                                    بدون امضاء

تلکس

مانند تلگرام است فقط روش کاری آن متفاوت است

در تلکس عین واژه ها را با دستگاه مخصوص تایپ می کردند و در مقصد دستگاه گیرنده نیز عین واژه ها را دوباره می نوشت و به وسیله شبکه تلفن کار می کرد.

فاکس

دور نگار نامه نوشته شده و آماده را به قسمت گیرنده آن وارد می کند و در مقصد دستگاه دیگر کپی آن را بیرون می دهد.  کار یک دستگاه فتو کپی را با دو دستگاه به کمک خط تلفن انجام می دهد این کار در یک زمان ولی در دو مکان دور از هم صورت می گیرد.

ایمیل و پیام کوتاه که امروزه همه مردم دنیا با این دو وسیله ارتباطی آشنا هستند.

+ نوشته شده توسط فیروزه آراسته در دوشنبه بیست و یکم مرداد 1392 و ساعت 23:9 |

نامه درخواست کار

این نوع نامه تا زمانی که تاریخ و شماره دفتر دبیرخانه اداری را نخورده است جزو نامه های عمومی به شمار  می آید. در خواست شغل با اینکه یکی از نامه های بسیار رایج است اما چون نویسندگاه آن غالبا تجربه اداری ندارند در تنظیم نوشته خود دچار مشکل می شوند.

در خواست کار در حقیقت یک نوع آگهی فروش خدمت است و در این زمینه داوطلبان فراوانی رقابت می کنند. و از این نظر طرز نوشتن نامه درخواست تاثیر زیادی در موفقیت نویسنده آن دارد.

متقاضی کار باید نامه خود رابا خواسته های کارفرما هماهنگ کند یعنی مسائلی را در نوشته خویش بیاورد که کار فرما به دانستن آنها نیاز دارد. آرایش ظاهری نامه نیز دلیل خوبی بر علاقه و نظم و سلیقه نویسنده آن می باشد.

برای تهیه یک درخواست مناسب شغل بهتر است به موارد زیر توجه کرد

1- جالب بودن ظاهر نامه انتخاب کاغذ سفید و استاندارد در قطع مناسب با مقدار مطلب

2- تایپ شدن نامه یک امتیاز به شمار می آید

3- تمیز و مرتب بودن که خود گویای دقت و علاقه نویسنده نامه و اهمیت داشتن شغل برای وی می باشد.

4- پرهیز از نوشتن موارد غیر لازم اگر درخواست کننده تجربه یا تخصصی در رشته ای ندارد نباید مطلبی درباره آن بنویسد . همچنین اگر در آگهی از حقوق بحثی نشده است نباید در نامه درباره آن سخنی به میان آورد. مانند "حاضرم با حد اقل حقوق کار کنم"

سوابق تحصیلی و کاری

در این قسمت از نامه از تحصیل کار آموزی و میزان تجربه ای که در زمینه شغل در خواستی مورد نیاز است سخن گفت. باید بر اساس خواسته های کارفرما این قسمت را تکمیل کرد.بهتر است داوطلب هر نوع کار - حتی جزئی - مربوط به شغل درخواستی خود را شرح دهد. به طور مثال اگر در تابستان ها برای کسب مخارج تحصیل خود کار می کرده ذکر کند زیرا ممکن است در جای خود یک امتیاز باشد.

معرف

متقاضی کار از افراد مورد اعتماد و معتبر باید به عنوان معرف در درخواست خود نام ببرد زیرا چنین افرادی مانند ضامنی هستند که می توانند اعتماد کارفرما را جلب نمایند.

مصاحبه

در این قسمت تقاضای تعیین وقت برای مصاحبه می کنند. و شماره تلفن تماس خود و اقوام و آشنایان را در نامه قید می کنند تا تماس تلفنی دچار مشکل نشود.

جملات این قسمت باید لطیف و غیر آمرانه باشد . مانند این جمله : ممکن است افتخار مصاحبه را به من بدهید ؟ در صورت نیاز لطفا با شماره تلفن ... تماس حاصل فرمایید.

نمونه یک نامه درخواست کار

آقای عزیز

                                                                                                                      تاریخ ...

فکر می کنم چهار سال کار به عنوان منشی مدیر فروش شرکت محصولات لوازم بهداشتی به من تجاربی داده که مرا برای شغلی که در شماره سه شنبه روزنامه اطلاعات آگهی کرده اید مناسب سازد.

من از سال 1376 تا به حال مسوول تمام کارهای دفتری اداره فروش بودم که نوشتن اکثر نامه ها از جمله آنهاست . من در جریان کار خود با منطق مختلف فروش و با مسایل مربوط به پرداختن به امور 27 فروشنده در شهر ها آشنا شده ام.

من شغل فعلی خود را به این دلیل ترک می کنم که احساس می کنم در یک قلمرو گسترده تر بهتر می توانم از توانایی های خود استفاده کنم . کارفرمای فعلی من از میل به ارتقاء آگاه است و به من در یافتن محل جدید کمک می کند. اگر ممکن است اجازه دهید شما را در دفترتان ملاقات کنم و درباره خود مطالبی بگویم و به شما نشان دهم که تا چه حد می توانم کار مورد نیاز شما را خوب انجام دهم.

                                                                                                          با تقدیم احترام

                                                                                                               امضاء

+ نوشته شده توسط فیروزه آراسته در جمعه چهارم مرداد 1392 و ساعت 23:14 |
         یکی از مهمترین ابزارهای رسیدن به هدف های سازمان، ایجاد ارتباطات رسمی از طریق نوشته های اداری
است. مکاتبات اداری زبان رسمی سازمان محسوب شده و موجب موفقیت و پیشرفت سازمان خواهد شد. لذا یکی از ارکان ساختار ادارت، نوشتار اداری است که از سویی دیگر بیانگر میزان دانش، تخصص و کاردانی کارکنان و
مدیران سازمان است. این درس به منظور ارتقای سطح مکاتبات اداری و شیوه نامه استاندارد تنظیم مکاتبات اداری
تدوین گردیده است و امید است به کارگیری این شیوه نامه بتواند در نیل به استانداردسازی مکاتبات اداری و نوشتار رسمی سازمان های دولتی گامی مهم بردارد.
عناصر ارتباط:
نوشتار اداری پیش از هر چیز، وسیله ای ارتباطی در ارتباطات انسانی و ابزار انتقال مفاهیم است، لذا نوشتن نامه
نیز همانند ابزارهای زبانی دیگر، وسیله ای است برای بیان منظور و مقصود هر فرد و ارتباط با سایر افراد. برای
برقراری هر نوع ارتباطی حضور پنج عنصر الزامی و ضروری است:
  پیام دهنده )منبع(: برقرارکننده ارتباط که به منظوری خاص مانند درخواست، دستور، گزارش و بیان خبری به نگارش نامه و ایجاد ارتباط اقدام می نماید.
  گیرنده پیام )مخاطب(: شخصیت حقیقی و یا حقوقی که دریافت کننده پیام و مرجع ارتباط است.
  اصل پیام )محتوی پیام(: منظور و مقصودی که هدف برقراری ارتباط است و می تواند انتقال اطلاعات، درخواست و
یا ارائه گزارش و خبری باشد که منبع ارتباط از انتقال این پیام در نظر دارد.
  وسیله ارتباط: شکل بیان و وسیله انتقال پیام است که از شکل شفاهی و مکتوب و یا ترکیبی باشد.
  اثر پیام )بازخورد(: در بسیاری از ارتباطات سازمانی و شخصی، پیام دهنده منتظر نتیجه و بازخوردی از نوشتن نامه و  ارائه پیام خویش است که نتیجه این ارتباط برای منبع ارتباط است که گاهی برای منبع پیام قابل پیش بینی است.
انواع ارتباط:
از نظر کلی ارتباط به دو شیوه فردی و سازمانی تقسیم می شود که رابطه فردی به سه شیوه رابطه با خانواده،
جامعه و رابطه با سازمان محل خدمت و روابط سازمانی هم به رابطه با مردم، سازمان های داخلی و رابطه با سازمان های خارجی تقسیم می شود. از نظر شیوه ارتباط هم به دو شیوه حضوری )جلسه، مصاحبه و مذاکره و ...( و غیرحضوری)پیام رادیویی، تلفن، دورنگار، نامه و ...( جریان می یابد. انواع ارتباطات اداری نیز به دو صورت
عمودی )بالا به پایین مانند دستور رئیس به زیردستان و پایین به بالا مانند گزارش و درخواست کارمند به رئیس( و
ارتباطات افقی که به روابط مابین ادارات و بخش های مختلف سازمانی و رده های هم ارز سازمانی اطلاق می شود.
رعایت سلسله مراتب اداری در روابط عمودی، یکی از مهمترین نکاتی است که در روابط و نوشتار اداری باید
لحاظ گردد.
عوامل متفاوتی در ادارات مانع از گرایش و انگیزه کافی در کارکنان برای نوشتن می گردد: عدم آموزش
مناسب در دوران تحصیل، عدم پرداختن به نوشتن در دوره های توجیهی بدو استخدام و ترس از عواقب مستندسازی گفتار. لذا توصیه می شود حتی الامکان در دوره های توجیهی بدو استخدام یکی از نکات مورد اهمیت برای کارکنان جدیدالاستخدام، آموزش آیین نگارش مکاتبات اداری باشد. اهمیت بسیار زیاد مکاتبات اداری در فرآیندهای سازمانی از دو جنبه قابل بررسی است: یکی اینکه نوشتار آسان ترین، کم هزینه ترین، مطمئن ترین،
محترم ترین و بادوام ترین وسیله ارتباط بوده و هست. دوم اینکه نوشته در ارکان اداری ایران جنبه سند داشته و برای استناد و استفاده های بعدی نگهداری می شود. البته در این بخش نیز استناد به نوشتار اهمیت بیشتری نسبت به دلیل اول اهمیت اسناد دارد. اگرچه نوشتار نیز دارای آداب و قوانینی است که اگر رعایت نگردند، کارآیی نوشتار از دست خواهد رفت.
نقش و آثار ارتباطات در انجام امور:
نقش نامه های اداری در جریان امور به سرنوشت سازمان از نظر موفقیت یا شکست آن بستگی دارد. بدین معنا
که با کوچک ترین اشتباهی در نگارش یک نامه امکان از دست رفتن فرصت و منافع سازمان و یا بیان بهتر یک
مطلب و زیبایی نوشتار یا رعایت نکاتی در نوشتار اداری به ارتقای مالی، اداری و معنوی سازمان و کارمند منجر

گردد. بطور کلی نقش مکاتبات در انجام امور اداری به مراتب زیر تقسیم می شود:


 اثرات مالی: بخشی از نامه های اداری، دارای بار مالی هستند و به صورت دستور پرداخت و یا عدم
پرداخت صادر می شوند. تمامی پرداخت های مالی باید بصورت مکتوب ثبت شده و با دستور کتبی مدیر
مربوطه مقدور باشد و دستورات شفاهی در این موارد که برای سهولت و سرعت پرداخت می باشند، باید
در آینده نزدیک با دستور کتبی همراه گردد.
 اثرات حقوقی: نامه های صادره از سوی افراد و ادارات به عنوان یک سند اداری محسوب شده و ایجاد
الزام و تعهد قانونی می نماید. بر اساس ماده 0821 قانون مدنی سند عبارتست از هر نوشته که در مقام دعوی
یا دفاع قابل استناد باشد. اگرچه با پیشرفت علم، اسناد اداری تنها به نامه و نوشتار محدود نشده و می تواند
به عکس، فیلم، نوار ضبط و ... نیز تعمیم یابد.
 راهنمایی آیندگان برای ادامه امور: فرآیندهای اداری و برخی امور اداری نیازمند استفاده از تجربیات
کارکنان و مدیران پیشین اداره و رفتار اداری بر مبنای این امور است. لذا با استفاده از بایگانی و مکتوباتاداری، انجام امور اداری به سهولت برای آیندگان مقدور خواهد بود. تاریخ و قضاوت ها: مطالعه تاریخ معاصر و سرنوشت پیشینان، علاوه بر نقل آن بصورت سینه به سینه ازطریق نوشتار و مکتوبات برای نسل های بعدی میسر می شود. نوشته های تاریخی مثل تاریخ نامه ها،سفرنامه ها و روزنگاری های متفاوت به عنوان منابع تاریخی مختلف به انتقال تاریخ پیشینیان عمل کرده اند.
 مستندسازی: در بسیاری از مشاغل و ارکان اداری بر اساس مستندات و مشاهدات ثبت شده، کارهای
اداری انجام می گردد. ثبت موارد مختلف در یک حیطه کاری به تشکیل پرونده واحد برای یک سلسله
موضوعات منجر می گردد که می تواند برای تسهیل و تسریع در انجام کارها کمک نماید. پرونده های
اداری، بیماران، دانش آموزان و دانشگاه ها از جمله این موارد است که در صورت عدم تشکیل پرونده و
مستندسازی انجام امور به کندی و با مشکلات فراوان همراه خواهد بود. اعتبار اسناد و ساده سازی آنها

برای مخاطبین از اهمیت زیادی برخوردار است.


نامه های اداری :


نامه در اصطلاح عبارت است از مکاتباتی که با هدفی معین و مشخص بین اشخاص حقیقی و یا حقوقی به
منظور برقراری ارتباط مبادله می گردد. واژگان دیگری نیز در نوشتار اداری مطرح می شود که عبارتند از:
 دستخط: یا دست نوشته که عبارتست از نوشته ای که توسط شخص نوشته شده است و در ادارات؛ همانند
یادداشت برای تسریع در کارها استفاده می شود. در ادارات قدیم به علت نبود ماشین های تایپ نامه ها
 توسط مستوفیان و دبیران نوشته شده و توسط صاحب منصبان امضا می شد. در برخی موارد نیز برای بیان

اهمیت و اعتبار، صاحب منصبان خودشان نامه را تحریر و امضا می نمودند.


 مکتوب: به هر نوشته ای بصورت کلی مکتوب می گویند که در حیطه این درسنامه به تمامی نوشتار اداری
مانند صورت جلسات، صورت حساب ها، گزارش ها، نامه ها، یادداشت ها، احکام، دستورالعمل ها، اساس

نامه ها، آیین نامه ها و دفاتر اداری و سایر نوشتار مرسوم در ادارت اطلاق می گردد. 


مشخصات نامه های اداری : 


برای نامه های اداری ویژگی های تعریف شده است که بر اساس آن می توان به یک نامه عنوان نامه اداری
اطلاق کرد. ویژگی هایی که باعث شناخته شدن نامه های اداری از سایر انواع نامه ها می گردند عبارتست از:
شماره، تاریخ، عنوان واحدهای گیرنده و فرستنده، موضوع نامه، نام و عنوان امضاکننده نامه و در نهایت امضای نامه
توسط یک شخص با صلاحیت. نامه های ارباب رجوع در ابتدای ورود به اداره، برخی از ویژگی ها مانند شماره

نامه را ندارد، اما با ورود به اداره و شماره شدن توسط دبیرخانه اداره به یک نامه اداری مبدل می شود.


اجزای نامه های اداری :


هر نامه اداری از پنج بخش زیر تشکیل می شود: سرلوحه، عناوین )گیرنده، فرستنده و موضوع( نامه، متن نامه،امضای نامه و گیرندگان رونوشت که بدون هریک از این بخش ها، نامه اداری ناقص خواهد بود.


 سرلوحه نامه: سرلوحه نامه که گاهی به غلط سربرگ نامیده می شود، عموما بخش بالایی نامه اداری است که در آن آرم الله، عبارت جمهوری اسلامی ایران، نام وزارت خانه و موسسه یا سازمان، بسمه تعالی، شماره،تاریخو پیوست نامه است. بر اساس استاندارد شماره 973 موسسه استاندارد و تحقیقات صنعتی ایران سرلوحه عبارت از آرم جمهوری اسلامی و نوشته های زیر آن است که در بالا و سمت راست کاغذ و تاریخ، شماره و پیوست که به ترتیب در بالای سمت چپ کاغذ قرار دارد.


 عناوین نامه: عنوان گیرنده نامه، فرستنده نامه و موضوع نامه در این بخش قرار دارد. بر اساس مصوبه دفتر
تشکیلات و روش های سازمان امور اداری و استخدامی کشور در سال 0911 ، مقرر گردید خطاب نامه ها
شامل به، از و موضوع باشد. اما پس از انقلاب اسلامی، بدلیل شباهت آن به مراتب نامه های نظامی و وجود
حالت آمریت در آن، این روش حذف گردید، اما هنوز هم بسیاری از ادارات از این روش در خطاب نامه ها
استفاده می نمایند.


 متن نامه: متن نامه مهم ترین بخش نامه است، شرح مطالبی که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود و در
حقیقت هدف نامه است. متن نامه شامل سه بخش مقدمه، پیکره و نتیجه است که بطور نامرئی در هم تنیده شده
و به هم مربوط می شوند. مقدمه نامه عبارتست از عبارت سلام- اشاره به شماره و تاریخ نامه در پاسخ نامه ها-
شماره و تاریخ نامه ی پیشین در نامه های پیرو، برای آشنا ساختن مخاطب با سابقه موضوع و استفاده از عبارت
به اطلاع می « برای مقامات هم سطح و » به آگاهی می رساند « ، برای مقامات بالاتر » باستحضار می رساند «
برای مقامات زیردست تر. در ادامه نیز موضوع نامه با استفاده از اختصار، شفافیت و ساده نویسی بیان » رساند
در خصوص تقاضا از مقام بالادست، » خواهشمندست « شده و در انتهای نامه که بخش نتیجه گیری است، با بیان از مقام های پایین تر و بیان درخواست در ادامه و در نتیجه » شایسته است « از مقام های هم ارز و » مقتضی است « تشکر از مخاطب خود نامه را به پایان برد.
 
 امضای نامه: رکن اساسی هر نامه امضای نامه است، چراکه بدون آن نامه سندیت ندارد و نمی تواند در جریان
کار قرار گیرد. ضمنا مسئولیت اصلی محتویات نامه بر عهده امضاکننده نامه است و به عنوان سندی است که
وی مسئولیت های آن را بر عهده می گیرد. بخش امضا نیز شامل نام و نام خانوادگی نویسنده نامه و در سطر
بعدی آن عنوان سازمانی وی است. در ادامه نیز شکل امضای نویسنده است که ترکیبی از نام و خطوط است.


 گیرندگان رونوشت: برای اطلاع واحدهای سازمانی و اشخاصی که موضوع نامه به آنها مربوط می باشد و یا
به نظر نویسنده بهتر است در جریان چنین مطلبی قرار گیرند، از رونوشت نامه استفاده می شود که پایین تر از
امضای نامه و در سمت راست نامه ذکر می گردد.
اندازه و ابعاد نامه: نامه های اداری بر اساس میزان محتوی نامه در دو قطع کوچک و بزرگ انتشار می یابند،
معمولا نامه های تا پنج سطر محتوی در نامه های قطع کوچک ) A) 1 و نامه های حاوی مطالبی بیشتر از پنج سطر در نامه هایی با سربرگ بزرگتر ) A1 ( منتشر می گردند. موسسه استاندارد و تحقیقات صنعتی ایران دو قطع A9 برای انتشار جدول ها، نمودارها و صورت های مالی و A6 برای یادداشت اداری مصوب نموده است. آنچه درخصوص اندازه کاغذهای اداری قابل ذکر است تناسب بین طول کاغذهای کوچکتر با عرض کاغذهای بزرگتر
)طول کاغذ A1 =عرض کاغذ A1 و بالعکس(. ضمنا استفاده از کاغذهای استاندارد به سه منظور : استاندارد واحد در مکاتبات اداری، سهولت در بایگانی اسناد و جلوگیری از ضایعات کاغذ در هنگام برش صورت می گیرد.


انواع نامه های اداری :
 
نامه های اداری به شکل های مختلف و با کاربردهای متفاوتی در نظام اداری جریان دارد، از این رو برای
بررسی بهتر این نامه ها می توان آنها را از دو دیدگاه ماهیت کار و سطوح سازمانی تقسیم بندی نموده و سپس درتنظیم عنوان های آنها به ضوابط یادشده پرداخت:


الف( نامه های اداری از دیدگاه ماهیت کار:
نامه های اداری از نظر ماهیت کار به چهار دسته تقسیم می شوند:
 نامه های خبری: نامه هایی که به واسطه آنها نتیجه کاری یا آغاز و پایان کاری اطلاع داده می شود.
 نامه های بازدارنده: نامه هایی که از انجام کاری یا بروز حادثه ای بطور موقت یا دائم جلوگیری می کنند.
 نامه های دستوری-درخواستی: نامه هایی که در آنها ارتباط عمودی حاکم است، مثل درخواست از مقام بالا
و یا دستور مافوق به کارمند زیر دست.
 نامه های هماهنگی: نامه هایی همانند بخشنامه ها که بمنظور هماهنگی بین دو یا چند واحد و سازمان تهیه
میشوند.
ب( نامه های اداری از دیدگاه سطوح ارتباطی:
نامه های اداری ممکن است در داخل سازمان جریان داشته باشد که به آنها نامه های داخلی می گویند و یا
اینکه از سازمانی به سازمان دیگر تهیه و ارسال می شود و نامه خارجی می نامند. در ادامه به بررسی انواع مختلف این نامه ها می پردازیم:
  ( نامه های داخلی: نامه های داخل ادارات، بر اساس سطوح ارتباطی خود به پنج دسته تقسیم می شوند:
 
- نامه بین دو واحد هم سطح: نامه هایی برای ارتباط و هماهنگی میان واحدهای داخلی یک سازمان
همانند ارتباط بین واحد مالی و واحد اداری که واحد مالی برای امورات خود به نیروی انسانی آنها و
واحد اداری به منابع مالی امور مالی نیازمند است.
- نامه واحد بالاتر به واحد پایین تر: این نامه ها به دو صورت جریان می یابند: حاشیه نویسی بر روی نامه
های وارده از خارح از سازمان که با دستور اطلاع و نظرخواهی و یا اقدامی همراه است و نامه هایی که
برای انجام اموری خاص از سوی مقام بالاتر به مقام پایین صادر می شود.
- نامه از واحد پایین تر به واحد بالاتر: ارائه گزارش و پاسخ در برابر نامه مقام بالاتر، درخواست و تقاضا
از مقام بالاتر، گزارش عملکرد واحد و پیشنهادات واحد اجرایی به مقام بالاتر در این دسته قرار می گیرد.
- نامه یک کارمند به واحد اداری: این نامه ها شامل درخواست کارمند از واحد خود یا سایر واحدها و
ارائه گزارش وی از ماموریت خود را شامل می شود و در صورت استناد آینده، باید ثبت و بایگانی شود.
- نامه واحد اداری به کارمند: احکام ماموریت، تشویق نامه ها، توبیخ نامه ها و پاسخ نامه هایی که کارمند به
اداره داده است، در زمره این نامه ها قرار می گیرند.


 ( نامه های خارجی:


مکاتباتی که از سوی سازمان با ادارات و سازمان های دیگر انجام می شود و به اشکال زیر نگاشته می شود:
- نامه به یک واحد مشخص از سازمان: زمانی از این شکل نامه استفاده می شود که با ماموریت اداره مقصد
آشناهستیم و مستقیما به آن اداره نامه می نویسیم.مثلا نامه به اداره کل آموزش و پژوهش استانداری البرز.


- نامه به سازمان در ارتباط با وظایف سازمان: اگر با تشکیلات داخلی سازمانی آشنایی نداشته باشیم و مشخص
نباشد که درخواست ما به کدام بخش از سازمان مرتبط است، از عنوان کلی آن سازمان استفاده می کنیم.
 
- نامه  به یک شخص حقیقی: در پاسخ به تقاضای فرد و یا صدور تقدیرنامه، احضارنامه، توبیخ نامه و ابلاغ و
اخطار به یک فرد این نوع نامه ها نوشته می شوند.
- نامه به یک شخص حقیقی مشخص در بخش خصوصی: نامه ای که بر حسب ضرورت ارتباط سازمانی دولتی
با بخش خصوصی ایجاد شده و برای مدیر آن موسسه نوشته می شود.


مراحل تهیه نامه اداری :


با توجه به اینکه صدور و وجود هر نامه در نظام اداری دارای تبعات حقوقی، مالی و اداری متفاوتی است و پس
از صدور و ارسال نامه، امکان اصلاح و برگرداندن نامه برای فرستنده وجود ندارد؛ لازم است در تهیه نامه اداری
توجه و دقت کافی مبذول داشت. مراحل تهیه یک نامه اداری در سه بخش مورد ارزیابی قرار می گیرد: شناخت،
نگارش و آماده سازی نامه.مرحله شناخت برای تهیه یک نامه بدین معناست که با توجه به شرایط حاضر آیا نوشتن نامه ضروری است و یاصرفا بدلیل داشتن نسخه بایگانی نامه تهیه می شود؟ آیا بجای نوشتن نامه از وسیله دیگری نمی توان برای اطلاع رسانی و یا ارسال پیام استفاده نمود؟ آیا نامه در حال حاضر بهترین، کم هزینه ترین و سریع ترین وسیله ممکن است؟ پس از نیل به جواب صحیح در این بخش، پیرامون موضوع نامه اندیشه لازم اتخاذ می گردد. بدین معنی که واقعه ای که در حال نگارش نامه در خصوص آن هستیم از چه ویژگی هایی برخوردار است؟:
- چه کسی یا کسانی در این واقعه نقش دارند؟ موضوع نامه در خصوص چه کسی و یا کسانی است؟ چه کسی
برای چه شخصی نامه می نویسد؟ که  
- این واقعه در کجا صورت یافته و چه موقعیت مکانی را شامل می شود؟ در کجا مسئله را بیان می کند؟  کجا
- زمان وقوع حادثه و موضوع نامه کی بوده است؟ از نظر سال، ماه و روز و حتی ساعت وقوع و یا گزارش)کی
- موضوع اصلی واقعه در خصوص چیست؟ شناخت دقیق مسئله و بیان صریح آن  چی
- دلایل اصلی وقوع و علل ایجاد این پدیده را بداند و بتواند در نامه خود بیان کند. چرا
- بتواند مسئله را بطور کامل تحلیل کند، چگونگی حدوث و وقوع مسئله را بیان نماید. چگونه
بررسی عناصر شش گانه یادشده، نویسنده و تهیه کننده نامه را در نوشتن، انشاء، انتخاب واژه ها و واژه گزینی
یاری می دهد و در حقیقت اشراف او را بر موضوع رقم زده و از جمیع جهات و حتی آثار نوشته مطلع می شود.
آنگاه تصمیم می گیرد که بنویسد؟ ننویسد؟ و یا چگونه بنویسد؟ بدین ترتیب نامه ای که با این تفاصیل تهیه شود،
که پایه و اساس نامه و طی کامل مراحل نگارش از ابتدا تا پایان کار است. برای تهیه پیش نویس نامه، دو بخش در نظر گرفته ایم که در بخش اول به آماده سازی مقدمات نگارش نامه و در بخش دوم به تدوین نامه می پردازیم:


مقدمات نگارش نامه: برای نگارش نامه مقدماتی مورد نیاز است تا بر اساس آن نامه ای با محتوی مناسب تهیه
گردد. منابع مناسب برای استفاده در تدوین یک نامه رسمی )عبارتند از: بخشنامه ها، قوانین، آیین نامه ها،
دستورالعمل ها، کتب و نشریات از یک سو و پرونده ها و مکاتبات قبلی از سوی دیگر منابع مکتوب و منابع شفاهی
همانند مشاوره از افراد مطلع و حتی مسئولین مافوق( یکی از مقدماتی است که با تهیه و استفاده از آنها در تهیه یک نامه دارای محتوی دقیق و مستند می توان به نتیجه حاصل از نامه مطمئن تر بود.
پس از اطمینان از محتوی صحیح و قوی نامه، باید به تنظیم فهرستی از مطالبی که قید آنها در نامه مورد نیاز
است و تعیین اولویت های درج آنها در نامه پرداخت. برای این کار نیز باید در ابتدا به یادداشت برداری تمام مطالب

مورد نیاز در بیان مسئله پرداخت و سپس از روی این عناوین یادداشت برداری شده به تعیین اولویت در ذکر آنها در
نامه اقدام نمود. با بررسی و تنظیم مطالب مورد نیاز در تنظیم نامه، کلیات نامه بدست می آید.
تدوین نامه: پس از بیان کلیات نظری در باب قوانین و آداب نگارش و آماده سازی مطالب برای نگارش نامه، در
اینجا به بیان نکته ای مهم در خصوص تدوین بخش های مختلف یک نامه می پردازیم. جای تردیدی نیست که
عناوین و متن نامه مهم ترین بخش های نامه هستند که میان نویسنده و مخاطب تفهیم و تفهم ایجاد می کنند. لذا چنانچه در بخش های پیشین نیز بیان کردیم استفاده از عناوین صحیح، دقیق و مطمئن در عناوین نامه ها از یک سو واستفاده از متون پیچیده، طولانی و نامفهوم در متن نامه باعث عدم ارتباط مناسب بین نویسنده و مخاطی شده و نامه نتیجه لازم را برای نویسنده در پی نخواهد نداشت.
بررسی پیش نویس: پس از تهیه پیش نویس و قبل از تایپ نامه، برای حصول اطمینان از کفایت و کارآیی و تاثیر
مطلوب محتویات آماده شده، به بررسی نهایی نامه می پردازیم. این بررسی براساس یک فهرست )چک لیست(
انجام می شود که تمامی مراتب و موارد لازم برای تهیه نامه ای مطلوب را یادآوری می نماید. پرسش های مطرح
شده در فهرست بررسی به سلیقه نویسنده و یا موقعیت و خواسته سازمان بستگی دارد، که می بایست قبلا توسط سازمان تهیه و در معرض دید نویسندگان نامه های سازمان قرار می گیرد تا بر آن اساس نامه تهیه شود.نمونه ای ازاین چک لیست در زیر آورده شده است.
 
  وارسی پیش نویس
 
پرسش های مطروحه
نتیجه وارسی
تایید شد
اصلاح شد
 
آیا موضوع قبل از نوشتن به خوبی مورد بررسی قرار گرفته است؟
 
آیا متن نوشته شده به سهولت قابل فهم و خواندن است؟
 
آیا متن تهیه شده با موضوع اصلی نامه ارتباط دارد؟

آیا واژه های مناسب در نوشتن نامه استفاده شده اند؟

آیا پیش نویس تهیه شده بیش از حد طولانی و خسته کننده و یا مختصر و خالی از مفاهیم اصلی نیست؟

آیا موضوع به خوبی توجیه و تفسیر شده است؟

آیا هدف اصلی به طور کامل ملحوظ گردیده است؟

آیا ارتباط بین مطالب نامه )جمله ها و عبارات( حفظ گردیده است؟

آیا نامه از قاطعیت و صراحت لازم برخوردار است؟

آیا تقسیم بندی منطقی در تنظیم نامه رعایت گردیده است؟

اگر نامه در پاسخ دیگری است؛ آیا به کلیه موارد مطروحه در نامه اصلی پاسخ گفته شده است؟

آیا آثار قانونی نامه مورد توجه بوده است؟

آیا سیاست کلی سازمان ملحوظ گردیده است؟
 
آیا نامه بخوبی پایان یافته است؟
 
آیا موقعیت های خاص مخاطب از هر لحاظ در نظر گرفته شده است؟
 
آیا لحن نامه صحیح است؟
 
آیا به تعداد افراد و یا واحدهایی که باید از محتوی نامه مطلع باشند، رونوشت داده شده است؟
برگرفته از کتاب آیین نگارش مکاتبات اداری، تالیف سیدکاظم امینی
 
بهتر است برای تهیه پیش نویس به موارد زیر توجه کرد:
- پیش نویس با خط خوش و خوانا نوشته شود.
- بهتر است بجای کاغذهای متفرقه، از کاغذهای پیش نویس اداری استفاده گردد.
- در صورت خط خوردگی زیاد پیش نویس، بهتر است بازنویسی شود.
- بمنظور امکان اعمال تغییرات، فاصله خط ها با یکدیگر باید حداقل 01 میلیمتر باشد.
- در چهار سوی متن پیش نویس، حاشیه کافی برای اصلاحات در نظر گرفته شود.
- درستی املای کلمات کنترل شده و در صورت تردید در املای واژگان به فرهنگ مراجعه شود.
- سعی شود هماهنگی لازم بین روال نوشته و موضوع و هدف نامه وجود داشته باشد.
- نشان گذاری و آیین آن به خوبی رعایت و استفاده شود.


پس از تهیه پیش نویس، نمونه آماده شده توسط کارمند تایید شده و به استحضار مقام مافوق می رسد و پس از
تایید مدیر، ماشین نویسی می شود. پس از تایپ، نامه دوباره توسط کارمند مربوطه چک می شود تا غلط های
احتمالی تایپ، اصلاح شده و پس از اصلاحات نهایی، نامه در سه نسخه تهیه می شود: نسخه بایگانی، نسخه اقدام کننده و نسخه اصلی. نسخه بایگانی توسط کارمند تایید شده و هر سه نسخه به تایید و امضای مدیر سازمان رسیده و پس از ثبت شماره و تاریخ و درج "پیوست ندارد" در نامه های بدون پیوست و تعداد پیوست ها در نامه های دارای پیوست به سازمان مقصد ارسال می شود. نسخه اقدام کننده به کارمند مربوطه تحویل می شود تا در صورت لزوم، پیگیری نماید. در صورتی که نامه دارای رونوشت گیرندگان باشد، به تعداد افرادی که در رونوشت گیرندگان درج می شوند، با ذکر نام رونوشت گیرنده تهیه و با امضای اصلی مدیر تایید و ارسال می شود.


   اجزای مختلف یک نامه


 سرلوحه
آرم الله بسمه تعالی تاریخ:
وزارت........... شماره:
 معاونت/اداره کل/ استانداری/... پیوست:
عناوین
به: جناب آقای....... مدیر کل محترم امور اداری و مالی )گیرنده نامه(
از: اداره آموزش و پرورش ناحیه 8 تهران
موضوع: درخواست مجوز استخدام
متن نامه
مقدمه
عبارت سلام و احترام
راهنمایی مخاطب برای رسیدن به سوابق
راهنمایی مخاطب برای دریافت آسان پیام
توجیهی برای ارائه پیام و یا دلیلی برای نوشتن نامه
اصل پیام
- ممکن است درباره یک یا چند موضوع باشد، بهتر است برای هر موضوع نامه مستقل تهیه شود.
- بیان موضوع اصلی در نامه و اشاره به موضوعات فرعی در دنباله آن بر اساس اهمیت و اولویت
- بیان مطلب به شیوه روشن، مختصر و صریح
- پرهیز از تفصیل، اطاله کلام و توضیحات اضافی خسته کننده
  نتیجه
- تشویق مخاطب به انجام درخواست و توجیه درخواست
- تاکیدورزیدن بر خواسته و بیان اهمیت درخواست و توجیه عاطفی و قانونی موضوع
- تعیین مدت زمان برای پاسخ و اثرات موضوع
- اتمام جمله با پیام تشکر از مخاطب
امضاء
- قید نام و نام خانوادگی )از بیان اضافات نام خانوادگی حتی الامکان پرهیز شود(
- قید عنوان سازمانی)در صورت داشتن چند عنوان، از عنوان مرتبط با موضوع استفاده شود(
- علامت امضاء
رونوشت
- برای اطلاع افراد و یا ادارات مرتبط با موضوع
- نحوه نگارش: جناب آقای......مدیرکل محترم......... برای آگاهی و هماهنگی با .....
- ترتیب رونوشت گیرندگان بر اساس اهمیت سازمانی و اهمیت وظیفه ای که بر عهده دارند.

سایر نوشته های اداری :
متداول ترین نوع نوشته های اداری نامه ها هستند که در بخش های پیشین به آنها اشاره شد. برای انجام
فرآیندهای اداری نامه ها به تنهایی کافی نیستند و باید از اسناد و مکتوبات دیگری نیز استفاده نمود. مهم ترین
مکتوبات دیگر اداری در ایران عبارتند از: بخشنامه، صورت جلسه، دستورالعمل و احکام، فرم های اداری و دفاتر.


بخشنامه:
بخشنامه یکی از انواع نامه های اداری است که معمولا بیش ازیک نفر مخاطب دارد، لذا دارای کاربردی
متفاوت از یک نامه اداری است: برای ایجاد هماهنگی و آموزش رویه ای یکنواخت در انجام امور و همچنین ابلاغ
دستورات و مقررات و ضوابط، به صدور بخشنامه اقدام می شود.
هدف از صدور بخشنامه: برای بخشنامه شش هدف زیر بیان شده است: ابلاغ قوانین و مقررات، ارائه اطلاعات
)انتصاب، تغییر رویه و ...(، ابلاغ دستورالعمل، درخواست گزارش، ابلاغ رویه های کاری بمنظور انجام هماهنگی و
ارائه آموزش های لازم بمنظور اجرای یکنواخت امور.


تدوین بخشنامه: بر خلاف نامه اداری، در بخشنامه از عناوین به، از و موضوع استفاده نمی شود. بلکه در وسط سطردرج می شود و در سطر بعدی عناوین گیرنده بخشنامه درج می شود و در ادامه » بخشنامه « در بالای بخشنامه کلمهمتن بخشنامه آورده می شود. در درج عناوین گیرندگان از رده های سازمانی بالاتر به رده های پایین تر قید می شود.
 
پس از آماده شدن بخشنامه و تایپ آن، توسط مقام مسئول امضاء شده و به تعداد لازم تکثیر میشود و سپس در نسخه هر واحد گیرنده نام آن در جای خاص نوشته می شود و یا در فهرست گیرندگان مشخص می شود.
متن بخشنامه نیز همانند نامه دارای سه قسمت مقدمه، اصل پیام و اختتام یا نتیجه گیری تشکیل می شود. با این تفاوت که در بخشنامه هر بخش بطور مستقل و مجزا عمل می کند؛ هر بخش رسالتی خاص دارد و آغاز و پایان خاصی برای آن جزء ایجاب می نماید. بخش مقدمه بیان شرایط ایجابی لزوم صدور بخشنامه است و با جملات توضیحی آغاز می شود. بعد از مقدمه و در یک پاراگراف جداگانه به تشریح پیام اصلی بخشنامه پرداخته می شود
که با توجه به کثرت افراد گیرندگان، بایستی از متنی استفاده شود که مناسب حال و شان آنان باشد. در بخش پایانی بخشنامه نیز، ضمن رعایت روال کلی بخشنامه، از چند جمله به عنوان بیانیه پایانی استفاده می شود که می تواند تاکیدی بر اجرای دستورات، نحوه عمل، تشویق در انجام کار، مشخص کننده وظیفه و مسئولیت مجریان، کنترل سطوح دیگر و بالاخره بیان موارد قانونی در برخورد با پیام بخشنامه باشد.


انواع بخشنامه: مهمترین بخشنامه هایی که در نظام اداری ایران رواج دارد به دو دسته تقسیم می شوند:


 0 از دیدگاه محتوای مطالب: از دیدگاه محتوا و هدف بخشنامه ها به 1 دسته بخشنامه های: درخواستی،
دستوری، هماهنگی، ابلاغ قوانین و ابلاغ مصوبات داخلی سازمان تقسیم می شود.
 0 از دیدگاه سطح سازمانی: از دیدگاه سطح سازمانی بخشنامه ها به دو سطح خارجی )بخشنامه های وزارتخانه خاص به سایر وزارتخانه ها، شرکت ها و موسسات( و داخلی )بخشنامه های داخل وزارتخانه و سازمان که یا با امضای وزیر ابلاغ می شود و یا توسط واحدهای داخلی و بعنوان شیوه نامه اداری منتشر می گردند.
 
صورت جلسه: در لغت صورت جلسه عبارت است از نوشته ای که در آن خلاصه گفتگوهای اعضای جلسه ذکرشده است. از دیدگاه حقوقی نیز عبارتست از برگه ای است که مقامی رسمی در آن یک عمل قضایی یا خارجی را بمنظور اثبات یک واقعه مدنی، کیفری و یا اداری ثبت می کند. بطور کلی صورتجلسه نوشته ای است که
دربردارنده مطالب مطروحه، گفتگوها و یا تصمیمات اتخاذشده در یک نشست رسمی و یا یک جلسه اداری باشد.
ارکان جلسه: جلسه به معنای گردهمایی مسئولان و صاحب نظران بر اساس وظایف یا مأموریت های محوله در
یک مکان و زمان مشخص است که بمنظور رسیدگی به یک مسئله اداری و یا اجتماعی تشکیل می شود. برای
تشکیل یک جلسه لازم است تمامی ارکان آن در کنار هم حضور یابند:
- اعضای جلسه:به کسانی که در یک جلسه رسمی حضور می یابند اعضای جلسه می گویندکه حضور آنان در جلسه بدلیل وظیفه قانونی آنان و در رابطه با مسئولیت آنان است و یا به عنوان جانشین، عضو ناظر و یا افتخاری
حضور دارند.
- دستور جلسه: به هدف و موضوعات مدنظر در تشکیل یک جلسه را گویند که در صورت مشخص بودن و اطلاع آن به مدعوین جلسه، آنان را ملزم به مطالعه و تحقیق در خصوص اهداف جلسه می نماید.
- زمان جلسه: تاریخ و ساعت آغاز و پایان جلسه برای اعضای جلسه اهمیت زیادی دارد، لذا برگزارکنندگان جلسه موظفند این اطلاعات را در دعوت نامه جلسه به مدعوین اطلاع دهند.
  مکان جلسه: محل برگزاری جلسه را می گویند که دعوت شوندگان بمنظور تسهیل در حضور در جلسه و برنامه
ریزی آمد و شد، نیاز به اطلاع از آن دارند. این رکن در دعوت نامه به مدعوین اطلاع رسانی می شود.
 
- در هر جلسه رسمی یک نفر رئیس جلسه تعیین می شود که مدیریت و سیاست گذاری جلسه بر عهده وی
می باشد و در صورت تساوی رای مخالفین و موافقین جلسه، رای وی نافذ خواهد بود. دبیر جلسه نیز می تواند از
اعضای جلسه و دارای حق رای باشد، ولی بهتر است غیرعضو و فاقد حق رای باشد. وظایف دبیر جلسه عبارتند
از: تهیه دعوت نامه برای اعضا و ارسال آن- نظارت بر مکان جلسه- تنظیم صورت جلسه و به امضاء رساندن آن،
ارسال صورت جلسه به اعضا و در نهایت بایگانی سوابق جلسه. ارکان صورت جلسه: برای تحقق یافتن یک جلسه رسمی موفق، نیاز به تنظیم یک صورت جلسه قوی و استاندارد است که بتواند بهترین تصویر از جلسه را انعکاس دهد. هر صورت جلسه دارای ارکانی است که بدون تردید باید ذکر
شوند، این ارکان عبارتند از:
- مشخصات اعضای شرکت کننده: مشخصه های فردی و شغلی اعضاء با ثبت شماره معرفی نامه و یا مجوز
شرکت آنان )ثبت مشخصات نفر جایگزین و نفر اصلی به همراه توجیه عدم حضور فرد اصلی
- امضای شرکت کنندگان: در آخرین صفحه صورت جلسه و طی ثبت نام و پست سازمانی افراد شرکت کننده
و امضای آنان صورت جلسه رسمیت می یابد. در صورت جلسه های مالی و حقوقی امضای تمامی صفحات
توسط اعضاء شرکت کننده الزامی است.
- دستور جلسه: هدف جلسه و برنامه برگزاری جلسه که قبلا از طریق دعوت نامه به اعضاء اطلاع داده شده است.
- مطالب مطرح شده: درج مذاکرات و مشروح یا خلاصه مطالب عنوان شده در جلسه.
- زمان و مکان جلسه: تاریخ و ساعت برگزاری جلسه و مکان دقیق برگزاری جلسه.
- مصوبات جلسه و تکالیف جلسه بعدی برای اعضای جلسه در خصوص جلسات مهم و ادامه دار.

انواع صورت جلسه: علی رغم اینکه در ایران استاندارد خاصی برای انواع صورت جلسات وجود ندارد، اما متداول ترین صورت جلسات استفاده شده عبارتند از:
-   صورت جلسه مشروح: بیان مشروح مذاکرات اعضای جلسه که اغلب در جلسات دادگاه، جلسات مهم و
جلسات مجالس شورای اسلامی، خبرگان رهبری و شورای نگهبان از این شیوه استفاده می شود.
-   صورت جلسه نیمه مشروح: بیان رئوس مطالب و یا خلاصه مذاکرات با درج نام بیان کننده مطالب و درج
تصمیمات بر اساس اولویت در پایان همان جلسه و امضای اعضای حاضر در جلسه.
-   صورت جلسه خلاصه: بیان رئوس مطالب و خلاصه مذاکرات بدون قید نام گوینده مطلب و نوشتن تصمیمات
اخذ شده و امضای اعضای جلسه در پایان جلسه.
-    صورت جلسه به شکل فرم: صورت جلساتی که تمامی موارد لازم آن به شکل فرم درآمده و فقط مشخصات
موارد جدید در آن قید می شود. همانند فرم مشخصات خودرو، کالا، صورت جلسات تحویل کالا.


دستورالعمل :دستورالعمل در اصطلاح عبارت است از ترتیب انجام کار به ترتیب و توالی اجزای آن است که به صورت
مکتوب تدوین و بر اساس موازین خاصی برای اجرا به وسیله مقامات صالحه و در حدود وظایف و مسئولیت ها و
ماموریت به متصدیان ذیربط ابلاغ می گردد. دستورالعمل مترادف واژه های شیوه و روش بوده و در برخی از موارد
به معنی و مفهوم آیین نامه نزدیک می شود تا آنجا که واژه مزبور به جای آن قرار می گیرد.


کاربرد و فایده دستورالعمل: تنظیم و تدوین روشهای انجام کار و ابلاغ آن به صورت دستورالعمل برای اجرای هریک از وظایف سازمانی در زمان حال و آینده امری ضروری و اجتناب ناپذیر است. روشهای انجام کار در واقع اجزای تشکیل دهنده یک سیستم می باشند که شامل گروهی از عملیات و وظایف و ماموریت ها می باشندکه یک یا چند نفر از کارکنان در اجرای آن مشارکت دارند. برای مثال می توان از روش های مربوط به صدور احکام مرخصی ها، احکام استخدامی و بازنشستگی و ... نام برد که در مجموع سیستم کارگزینی را تشکیل می دهند. به همین ترتیب سایر سیستم های تدارکاتی مانند سیستم های مالی-محاسباتی، بازرگانی، فنی و اختصاصی، سازمان ها و ... که هریک شامل تعدادی از روش های انجام کار است، درمجموع سیستم های یک سازمان را بوجود می آورد.
انواع دستورالعمل: دستورالعمل های رایج در نظام اداری عبارتند از دستورالعمل های قانونی، اداری و فنی.
- دستورالعمل های قانونی: برای اجرای مفاد و موادی قانونی بطور اخص و یا اعم ابلاغ می شود.
- دستورالعمل های اداری: روش های انجام کار که در اختیار کارکنان سازمان قرار می گیرد.
- دستورالعمل های فنی: برای آموزش راه اندازی و بهره برداری لازم ماشین های فنی


از یک منظر دیگر دستورالعمل های اداری به دو شیوه عادی و ویژه تهیه می شود که دسته اول بدون نیاز به فرم و
مقررات خاصی ایجاد می شود و دستورالعمل های ویژه در فرم های ویژه و خاص تشکیل می شود.
ارکان دستورالعمل: برای دستورالعمل نیزهمانند انواع نامه های دیگر اداری ارکانی متصور شده اند که عبارتند از: اهداف،مستندات قانونی، دستوردهنده، دستورگیرنده، استفاده کنندگان، شیوه اجرا، مقررات مورد عمل و فرم های مورد عمل. تنظیم دستورالعمل نیز با طی مراحل زیر صورت می پذیرد:
 تعیین هدف ویا اهداف تدوین دستورالعمل
 تعیین مستندات قانونی، یا مصوبه هیئت وزیران و یا وظایف و ماموریت های سازمانی
  تعیین دامنه شمول تاثیر و محدوده عمل و استفاده کنندگان دستورالعمل
 تعیین اولویت در تنظیم مراحل کار و بیان مطالب بر اساس اهمیت اجرایی
 تعیین سرفصل های اصلی، فرعی و جزئی از ابتدا و لحاظ نمودن آن در کار
 گردآوری اطلاعات لازم و جامع در خصوص مراحل کار بصورت دقیق و کامل
  تدوین دستورالعمل با استفاده از فرم های استاندارد روش انجام کار سازمان امور استخدامی سابق.
 احکام  - فرم های اداری و دفاتر در اصطلاح اداری حکم نوشته ای است که به موجب آن فردی از مقامات صلاحیت دار سازمان و دستگاه اداری به سمتی منصوب و یا انجام کاری به وی محول می شود که به دو صورت احکام استخدامی و یا احکام ماموریت کارکنان دستگاه اجرایی تهیه و تنظیم می شود. ارکان احکام اداری نیز به قرار زیر است:
- نام و مشخصات گیرنده و یا اجرا کننده حکم
- موضوع و هدف از تدوین حکم
- تاریخ شروع و پایان دستورات داده شده و یا مدت اعتبار حکم
- نام، مشخصات سازمانی و امضای مقام صلاحیت دار دستور دهنده
- شماره و تاریخ دفتر اندیکاتور سازمان ذیربط
فرم اداری کاغذی با عنوان مخصوص است که بعضی قسمت های آن برای ثبت اطلاعاتی از قبیل نام،
مشخصات، تاریخ و سایر جزئیات توصیفی خالی گذاشته می شود. فرم های اداری دارای مزایای بسیار زیادی هستند که بطور خلاصه می توان به این مزایا اشاره نمود:
- کمک به مدیریت و کارکنان سازمان در اتخاذ تدابیر صحیح اداری
- جلوگیری از سرگردانی ارباب رجوع درباره تشریف کار
- تسریع در جریان امور و فرآیندهای اداری
- ایجاد هماهنگی در روش های انجام کار
- سهولت در ضبط کتبی اطلاعات به هنگام جمع آوری و سهولت در استخراج اطلاعات گردآوری شده
- صرفه جویی در وقت و هزینه های اداری


انواع فرم های اداری که در نظام اداری مورد استفاده و بهره برداری قرار می گیرد به قرار زیر است:
- فرم های عمومی: فرم هایی که در تمامی دستگاه های اداری و با منظور خاص تهیه و توزیع شده است،
مانند فرم حکم استخدامی و فرم تقاضای مرخصی


- فرم های اختصاصی: فرم هایی خاص سازمان مشخص که بمنظور اهداف ویژه تدوین می شود مانند فرم
پیگیری نامه و یا درخواست وام که به دو شکل دائم و موقت تهیه می شوند.


- فرم نامه: فرم های یکنواختی که بخش های مختلف آن مشخص شده و چاپ شده و فرد سایر بخش ها را
تکمیل می کند، مانندفرم های درخواست کالا و یا خدمات در ادارات.
 
- فرم های ویژه: فرم های نامتعارفی که توسط واحدهای اداری و یا ادارات مشخصی تهیه و استفاده می شود
و عمومیت مکانی و زمانی ندارند، مانند فرم اطلاعات تماس گیرندگان دفتر مدیرکل اداری و مالی.


دفاتر اداری به دفاتری گفته می شود که در ادارات و سازمان ها استفاده می شود و عموما دفاتر اندیکاتور، ارسال
مراسلات، دفاتر مالی و ... را شامل می شود. بهتر آن است که در نوشتن دفاتر اداری از خط خوش و دقت کافی
استفاده گردد تا برای یافتن اطلاعات لازم، مشکلات کمتری برای مراجعین پیش آید. با پدید آمدن رایانه و نرم
افزارهای رایانه ای، استفاده از دفاتر جای خود را به اتوماسیون اداری داده است.


شیوه ن گارش نامه های اداری :
شیوه نگارش عبارتست از قواعدی که رعایت آنها علاوه بر آسان سازی کار خواننده و نویسنده در ارتباط
بهتر، زیبایی نوشته را نیز به ارمغان می آورد. این قوانین دو بخش را شامل می گردند: واژه بندی و نشان گذاری.
ترکیب واژگان با یکدیگر آغازگر هر نوشتاری است؛ از ترکیب واژگان جملات ساخته می شوند و از ترکیب چند
جمله یک بند یا پاراگراف به وجود می آید. هر پاراگراف می تواند بخشی از یک نامه و یا نوشتار دیگر باشد. از
مجموع پاراگراف ها، صفحات نامه ها، کتاب ها و نوشتار دیگر پدید می آید. پس هنر هر نویسنده در ابتدای امر
استفاده بجا و مناسب از واژگان متناسب و زیبا است.
انتخاب واژگان مناسب برای نامه نگاری از اهمیت والایی برخوردار است، انتخاب واژه به میزان دانش، تجربه،
شخصیت، سلیقه و ورزیدگی نویسنده بستگی دارد. زبان فارسی غنی از واژگان بسیاری است که برای تبیین یک
موضوع استفاده می شود، پس با مطالعه آثار ادبی فاخر دامنه لغات بسیار پرباری ایجاد می شود که در نگارش متون ادبی و اداری کاربرد دارد. بسیاری از واژگان شاید به تنهایی زیبا باشند، اما باید به تاثیر آن در جمله توجه داشت، چراکه در ترکیب جمله می تواند معنای بسیار بدی در ذهن ایجاد کند. توصیه می شود با استفاده از واژگان زیبا، ساده و روان، متنی را به خواننده تحویل دهید که وی را با چندگانگی معنایی، پیچیدگی متنی و سطحی بودن مطالب مواجه نکند. از دیگر سوی، انطباق متن نوشته شده با دستور زبان فارسی و ساختار مناسب و منطقی مهم می باشد.
نشانه گذاری و صفحه آرایی:

نشان ها به علائمی گفته می شود که به خواننده در پی بردن به منظور نویسنده در متن نوشتار کمک می کند.
استفاده از این نشانه ها برای جلوگیری از لغزش در خواندن و درک مفاهیم به طور کامل را نشانه گذاری می گویندکه بطور عمومی در تمامی زبان های نوشتاری استفاده می شود. شاید بتوان به جرات گفت که نشانه گذاری درادبیات نوشتاری همانند تابلوهای راهنمایی و رانندگی برای رانندگی اهمیت دارد، چرا که استفاده صحیح و به جا ازنشانه ها و یا عدم بکارگیری صحیح آنها در ادبیات می تواند بر سرنوشت مسئله و مطالبه ای در ادارات تاثیر بسیار مهمی داشته باشد. همچنان که لحن کلام در ادبیات شفاهی اهمیت والایی دارد، نشانه گذاری در ادبیات نوشتاری نیز بسیار مهم و تاثیرگذار می باشد.بطور کلی می توان فواید نشانه گذاری را بدین ترتیب بیان کرد:
- ایجاد سهولت در امر برقراری ارتباط صحیح از نظرگاه تفهیم و تفهم
- انتقال صحیح پیام از پیام دهنده به پیام گیرنده
- انتقال و انعکاس آهنگ گونه های گفتار به نوشته
- آراستن شکل ظاهری نوشته برای ایجاد جاذبه لازم در امر مطالعه

- تصحیح متون قدیمی و تبدیل آن به سبک متداول روز

نشان های رایج در زبان فارسی:


 یک نقطه).(: این علامت به عنوان مکث کامل، نشانه پایان جمله، جملات مستقل را از یکدیگر جدا می کند.
موارد استفاده از این نشان عبارتند از:
oپایان جمله های خبری و جمله های مستقل
oپایان کلماتی که به جای جمله استفاده می شوند)اطاعت، آری، خیر، نوشتم، آوردم و ..
oپس از کلمات و حروف اختصاری)ب.بهرامی
oحروف اختصاری بیانگر سال ها، قوانین و... آورده می شود )ه..ق.=هجری قمری، ق.م.خ.ک.=قانون
مدیریت خدمات کشوری
 سرکج)،(: مکث– درنگ کوتاه که بصورت واو معکوس نوشته می شود، معادل ویرگول فرانسه و کاما
انگلیسی است که موارد استفاده آن عبارتند از:
o عطف بیان )تهران، مرکز ایران، شهر زیبایی است.
oمکرر )احمد، علی، حسین و رضا آمدند.( » واو « به جای
oجداکردن واژه های دارای شرایط دستوری مساوی )تقوی، پاکدامنی، امانت و صداقت سرلوحه ماست 
oبرای راهنمایی مخاطب از منظور نویسنده )بخشش لازم نیست اعدامش کنید( جای سرکج تعیین کننده
سرنوشت فرد است، عفو یا عدم بخشش با تغییر جای سرکج محقق می شود.
oبرای تفکیک دو کلمه مکرر)کرم نمای و فرود آی که خانه، خانه توست 


 سرکج نقطه)؛( نشانه )درنگ، توقف و مکث( متوسط. این نشان توقفی کوتاه است که از توقف کوتاه)،( بلندتر
و از توقف کامل).( کوتاه تر است. این نشان برای موارد زیر استفاده می شود:
oعبید زاکانی « : در انتهای جمله های زنجیری قرار می گیرد که برای بیان فکری پشت سرهم واقع شده اند
». دانشمند وارسته ای بود؛ ولی چون روح حاکم بر زمان مناسب نبود، حرفش را در قالب طنز بیان می کرد
oزمانی که مطلب ناتمام و جمله ناقص است: کارم از دیروز بیشتر بود؛ بطوری که نای ایستادن ندارم.
oمال از بهر آسایش عمر است؛ نه عمر از بهر « : بجای حرف ربط در میان دو جمله ساده با مفهومی متناقض
». گردآوردن مال
o». نگران نباش؛ به زودی خواهد آمد « : بجای حرف عطف در میان دو جمله ساده به هم وابسته


 دونقطه):( نشان شرح. هشدارنما. از دو نقطه عمود برهم تشکیل یافته و با عناوین نشان شرح، هشدارنما،
برشماری و توضیح بیشتر مطالب به کار برده می شود. این نشان مکثی بلندتر و بیشتر ازیک نقطه می باشد.
موارد استفاده این نشان عبارتند از:
oو ... »: بدین ترتیب « ،»: مثال « ،»: عبارتست از « : بعد از کلمات توضیح، تعریف و برشماری
o». چهار چیز را نتوان باز آورد: سخن گفته، تیر انداخته، عمر گذشته و قضای رفته را « : هنگام شمارش
o)». تمامی کارکنان امروز ظهر در نمازخانه جمع شوند « : قبل از نقل قول: )مدیرکل گفت
oبرای بیات ساعت کار، ساعت حرکت، عنوان تلگرافی، اوقات پذیرایی، آدرس، تاریخ و تلفن.
o» : مشتری گرامی « : در نامه های بازرگانی، پس از عنوان دو نقطه می گذارند


 خط فاصله)-( نیم خط. خط فاصل. این نشان مکمل دو نقطه می باشد و در موارد زیر استفاده می شود:
oبرای پیوستن واژه ها: سبک نقاشی ایرانی-هندی یادگار آن زمان است.
oدر جملاتی که یک کلمه با افزودن اضافه توضیحی تکرار می گردد:
بنظرم اینها مهم ترین حوادث زندگی شهری اند- حوادث شغلی و حوادث رانندگی
oهنگام نگارش مکالمه میان دونفر:
- ببخشید ساعت چنده؟
- الان درست ساعت 01 صبحه
- ممنونم آقا! مطمئنید ساعتتون درست کار می کنه؟
- خواهش میکنم! بله، همین امروز با رادیو تنظیمش کردم.
oبرای نمایش گفتار و کلمات مقطع و یا لکنت زبان: د-د-دز-دزد اومد واه-واه! چه صدای نکره ای
oهنگام برشماری، اگر معدود بسیار باشد، به جای مکث)،( از خط فاصل استفاده می شود: میوه های تابستانی
عبارتند از: آلو- آلبالو- آلوچه- زردآلو- هلو-گلابی-خیار-طالبی و ...
oهنگام نگارش نام دو منطقه: قطارهای راه آهن تهران-تبریز از کیفیت مناسبی ندارند.
oپس از شماره های ترتیب موارد:
نیروهایی که در این مرحله مورد تشویق قرار می گیرند عبارتند از:
-   مدیر کل امور اداری و مالی
-   مدیر مالی منطقه دوم
-   مدیر مالی منطقه چهارم
-   معاون اداری و مالی اداره کل خدمات درمانی
o برای مواردی که مطالب باید تفکیک و به سر سطر احاله گردند:
مواردی که باید توسط دانشجویان عزیز رعایت شوند به قرار زیر است:
- حضور به موقع در کلاس
- حضور بیش از 21 % جلسات کلاس
- کسب بیش از 61 % آزمون کتبی
- کسب بیش از 1 نمره مشارکت عملی


 خط پیوند)_( معادل دش انگلیسی و به عنوان نشان تفکیک استفاده می شود. این خط از خط فاصله بزرگتر
است. خط فاصل به اندازه سه نقطه و خط پیوند به اندازه پنج نقطه است. موارد استفاده آن عبارتند از:
- برای قطع کردن مطلب و قید جمله معترضه، مانند: کوهستان و مناظر زیبای آن- واقعاً چه باشکوه
و دل انگیز است- مرا از درد اعصاب آسوده کرد.
- برای تکرار یا تشریح مطلب: آب-آبی صاف و گوارا- از چشمه سارهایش جاری بود.
- برای جمع کردن و فشردن مطلب: شجاعت، فداکاری و دیانت-ویژگی های این مردم بود.
 خط کشیده)-----( بزرگ نما=خط زیرین. برای برجسته کردن یا مشخص نمودن قسمتی از نوشته اعم از دست
نوشته یا ماشینی به کار برده می شود. طول خط کشیده به مقدار عبارتی بستگی دارد که باید برجسته یا مشخص شوند. موارد استفاده از خط کشیده عبارتند از:
- برای انعکاس قسمت های مهم نامه یا گزارش از سوی نویسنده به مخاطب
- برای انعکاس بخش های مهم نامه یا گزارش مطالعه شده به یک فرد دیگر
- برای یادآوری بخش های مهم یک کتاب یا گزارش در مطالعات بعدی
  نشانه پرسش)؟( علامت پرسش یا پرسش نما. که بعد از جملات پرسشی و پرسش مستقیم استفاده می شود. اگر در میان پرانتز قرار گیرد، بیانگر تردید و گمان است. سعدی در سال هفتصدوپنجاه و چهار)؟( وفات یافته است.


 نشان تعجب)!(، هیجان نما، الف نقطه و نشان شور و احساسات که بیانگر شور، احساسات، هیجانات تند، عواطف درونی، تاثر، تألم، ترغیب و ... استفاده می شود که به نویسنده کمک می کند تا احساسات خود را در میان نوشته به خواننده انعکاس دهد: پایدار باد اسلام! چطور می توان باور کرد او این کار را کرد! آفرین! وای برتو! و ...
 گریزنما)( دوکمان، دوقوس، نشان حشو و معترضه و پرانتز که برای موارد زیر استفاده می شود:
- برای توضیح اضافی یا ذکر جمله خارج از بحث: فهمیدم که باید منطقی باشم)اگرچه اونها منطق نمی
فهمند( و با دوستانش هم بخوبی رفتار کنم.
- اشاره به واژه متروک: بلدیه )شهربانی(
- اشاره به شهرت پیشین: جهان آرا )علی وند(
- اشاره به واژه هایی که هنوز متداول نشده اند: استنسیل )کاغذ مومه(
- ترجمه کلمه ها: پروگرام)برنامه(
- جمله های مبین دعا و نفرین: پدرت )خدا او را بیامرزد!( مرد بسیار باشخصیتی بود.
- علامت یا اشاره های اختصاری: حضرت محمد)ص(، حضرت علی)

 افزوده نما [] قلاب، نشان الحاق، دونبش و کروشه. موارد استفاده این نشانه بشرح زیر است:

- برای رفع نارسایی و کلمات افتاده از متون کهن، کلمات حذف شده و کامل کننده در قلاب آورده می شود.
- توضیح بیشتر موارد و مطالب متن کهن: در روز دوشنبه امیر]مسعود غزنوی[ به آن قصر آمد که برابر میدان داشت.
- هنگام تنظیم نمایش نامه یا فیلم نامه دستورهای اجرایی را در آن قرار می دهند: امیر]خنده کنان[: عزیزمن چته؟
- افزودن کلماتی به سلیقه نویسنده در متون کهن: چوپان احمد فریقون روز ]نوروز[ پیش وی رفت که هدیه....
 
 نشان نقل قول، گیومه. موارد استفاده از گیومه در زبان فارسی عبارتند از: » « دوسرکج
- ». معلمین حق التدریس نخواهیم داشت « : در آغاز و پایان نقل قول مستقیم: وزیر آموزش و پرورش گفتند
- معادل » فرهنگ « در آغاز و انجام اصطلاح های تازه و واژگان مورد تاکید جمله ها قرار می گیرد: کلمه
آلمانی است. » کولتور « مناسبی برای
- باب » در فضیلت قناعت « : برای ذکر عنوان مقاله ها و رساله های نامستقل و سخنرانی ها و فصل های کتاب
سوم گلستان سعدی است.
 افتادگی نما)...........( چند نقطه، سه نقطه و نشان حذف که به جای کلمات حذف شده بکار می رود. این نشانه در دو شکل سه نقطه و چند نقطه کاربرد دارد که از سه نقطه برای: حذف یک کلمه)فقر، ناداری، بیکاری و ...
کتب درسی ما –تاریخ، جغرافیا، ادب و ( » الخ « و » وغیره « عوامل اصلی فساد جامعه اند.( بجای واژه هایی مانند فرهنگ، شیمی و ... بخوبی تنظیم نشده اند.( و در هنگامی که کلمه ای بر خلاف شئونات ادبی و عرفی هستند:
مست بودم اگر... خوردم ... فراوان خورند مستان)عبید زاکانی( و از چند نقطه برای حذف یک یا
چند بیت در نظم و نثر و یا حذف بخشی از قانون و نوشته.
 فروردین 0961 مصادف با سال / ممیز)/( برای جداکردن تاریخ های شمسی، قمری و میلادی) 6رجب 
روز فتح بیت المقدس است( و برای نشان دادن کلمه های معادل که تنها در حرف یا حروفی از آنها ابدالی یا
تخفیفی صورت گرفته است)سولاخ/سوراخ
 بازهم)"( نشان تکرار سطر بالا، ایضاً. برای صرفه جویی در وقت و احتراز از تکرار کلمات مشابه در نوشتار
ستونی و زیرهم. رونوشت:
- اداره کل کارگزینی جهت اطلاع و اقدام لازم
- " " کارپردازی " " " "
- " " امور مالی" "

 

آماده نمودن نوشته برای ارائه


برای کامل کردن نوشته، بایستی ابتدا حاصل کار را مورد ازیابی قرار داد تا با حک و اصلاح آن به منظور
تصحیح، رفع نارسایی ها، برطرف کردن برش ها و سایر مواردی است که باعث ابهام نوشته و از اعتبار آن کاسته
است. ضمنا ساختن شکل ظاهری نوشته به منظور آراستن آن نیز لازم است که موجبات زیبایی و جذابیت بیشتر
نوشته خواهد شد. مرحله بعدی اصلاح نوشته، ویرایش نامه و یا نوشته است که شامل مراحل زیر است:
 
- گزینش بهترین واژگان ادبی و اداری در جای خود و متناسب با موضوع.
- رعایت قواعد املای فارسی و پرهیز از غلط های املایی با مراجعه به کتب واژگان
- رعایت اصول دستور زبان فارسی
- استفاده مناسب از نشانه گذاری و مشخص کردن محدوده های متنی
- رعایت آیین جمله بندی
- برطرف نمودن کمبودهای نوشته و اضافه کردن موارد مورد نیاز
- حذف زواید و موارد تکرار شده
- رفع نارسایی ها و برش های غیرلازم
- مراقبت در کفایت منطقی اجزای نوشته
- بررسی نحوه استفاده از منابع و مآخذ: برداشت صحیح از منابع و درج صحیح منابع
پردازش نوشتار: پردازش به معنای آراستگی و خوش آیندی و در اصطلاح جلادادن و مرتب نمودن نوشته است.
مواردی که در این بخش باید مورد توجه قرار داد عبارتند از:
- حاشیه گذاری: تنظیم فاصله های مناسب از بالا، پایین، چپ و راست کاغذ و قطع مناسب کاغذ
- تنظیم فاصله بین سطرها
- رعایت آیین پاراگراف بندی
- نشان گذاری منطقی
- استفاده از خط خوش و خوانا
در پایان امید است که این نوشته توانسته باشد دست نامه ای مناسب برای مکاتبات اداری و نوشتار سازمانی باشد.
منابع:
- . امینی، کاظم) 1931 (. آیین نگارش مکاتبات اداری. تهران: مرکز آموزش مدیریت دولتی، چاپ 93
-  عبائیان، غلامحسین) 1931 (. اصول نگارش مکاتبات اداری. تهران: مرکز آموزش و تحقیقات صنعتی ایران

+ نوشته شده توسط فیروزه آراسته در جمعه بیست و هشتم تیر 1392 و ساعت 12:46 |
نشانه گذاري استفاده از مجموعه علامت هايي است كه در زبان نوشتاري براي نشان دادن حالات دروني نويسنده وتعيين كيفيت كلام در حالات تعجب ، امر ، پرسش ، مكث و... به كار برده مي شود.


1- نقطه ( . ) :نقش نقطه در نشانه گذاري متون جدا كردن جمله هاي يك نوشته از همديگر است . همچنين نقطه نشان مي دهد جاي مكث كجاست و در حقيقت نشان دهنده ي پايان جمله خبري است .علاوه بر اين ها ،نقطه در مواردي براي مخفف سازي (اختصار )بكار مي رود ؛مثلاًپ. ت.ت(پست وتلگراف وتلفن)

مبارزه مردم با موفقیت پایان یافت.


2- درنگ نما یا ويرگول ( ، ) : نشانه درنگ و مکث کوتاهی است به منظور دم زدن در میان جمله ها و برای سهولت در خواندن که در موارد زیر بکار می رود:

در جاهايي از جمله  که معني مستقلي  دارد و همچنین به عناصر بعدي جمله هم مربوط است ، از ويرگول استفاده مي كنيم تا با مكث كوتاهي اجزاي جمله از هم متمايز شود .
غروب ده در کویر ، با عظمت به یاد ماندنی فرا می رسد.

  در يك جمله اگر اسم يا صفت داراي يك استناد باشند ، براي جدا سازي آنها از ويرگول استفاده مي شود.البته قبل از كلمه پاياني به جاي ويرگول از حرف ربط « و ‌» استفاده مي شود.

- فردوسي ، نظامي ،حافظ وسعدي شاعران بزرگ هستند.

برای جدا کردن اجزای نشانی شخص یا مرجع و ماخذ یک نوشته

آقای پرویز ادبی ، دانشکده فنی،آموزش کامپیوتر

در دو طرف کلمه هایی که عطف بیان یا بدل هستند

تهران ، مرکز ایران، یکی از شهر های پر جمعیت دنیاست.


3- نقطه ويرگول  درنگ متوسط (‌ ؛ ) :  در پایان جمله های زنجیره ای و وابسته به هم که در ظاهر مستقل اند اما در اصل به هم مربوط اند.

مشک آن است که خود ببوید؛نه آنکه عطار بگویید.

-يكي از دوستان كه دركودكي بسيار باهم صميمي بوديم ، به خانه ي ما آمد ؛ از هرجا سخن گفتيم ؛ از خاطرات آن دوران صحبت كرديم ؛ سپس شام خورديم .

در جمله های توضیحی و پیش از کلمه هایی از قبیل مثلا  /  یعنی /   به عبارت دیگر


4-دو نقطه ( : ) :اگر بخواهيم گفته ي كسي را نقل كنيم معمولاً پس از گفت يا فرمود از اين علامت استفاده مي كنيم .درمتون نمايشي جلوي اسم شخصيت هاي داستان براي نشان دادن سخنان آنها وهمچنين براي مطلبي شاهد ونمونه اي بياوريم  به جای کلمه های مثال  و مانند

پیامبر اکرم می فرماید: جستن دانش بر هر مسلمانی واجب است.

 هنگامی که چیزهایی شمرده می شود.

  چهار چیز را باز نتوان آورد: سخن گفته را ، تیر انداخته را ، عمر گذشته را ، قضای رفته را .

پس از لغتی که معنای آن در برابرش نوشته می شود

زمره:گروه

5-  نشانه نقل قول / گيومه ( « » ) :اگر بخواهيم سخن يك فرد يا قسمتي از مطلب مكتوب  را بدون هيچ گونه تغيير ودخل تصرفي به طور مستقيم نقل كنيم در آغاز وپايان مطلب از علامت گيومه استفاده مي كنيم . گاهي براي برجسته كردن يك وا‍‍ژه يا اصطلاح در متن از علامت گيومه استفاده مي كنيم .

استاد می گفت: «برای مردم زندگی کن و برای مردم بمیر»

6-  گریز نما /پرانتز  دو هلال/دو كمان (    )  : اين علامت در متون نوشتاري معني «يا» و « يعني » مي دهد .گاهي در متن لازم است نام سابق شهر يا كشور را بيا وريم كه در اين صورت از كمان استفاده مي كنيم .همچنين براي ذكر سال تولد يا وفات اشخاص ونيز آوردن نشانه هاي اختصاري جلو اسم پيامبران ومعصومين از اين علامت استفاده مي كنيم .

هنگامی که نویسنده بخواهد توضیح اضافی یا آگاهی بیشتر به خواننده بدهد.

الفبای اوستایی(مشتمل بر 44 حرف) از ساده ترین الفباهای جهان است.

+ نوشته شده توسط فیروزه آراسته در یکشنبه پنجم خرداد 1392 و ساعت 18:3 |
در این بخش بعضی از خطاهاي نگارشی یا انشایی نامه هاي اداري مطرح و توصیه هایی براي پرهیز از آنها ارایه شده است.
دراز نویسی و کلیشه نویسی
مستدعی است نسبت به پرداخت حق الزحمه هایی که مورد تصویب قرار گرفته است دستور مقتضی صادر فرمایید. 
باید از نوشتن کلمات اضافی و عبارتهایی که بیهوده طولانی اند و بار اطلاعاتی خاصی ندارند بپرهیزیم، تعارفها را تا جایی که می شود کوتاه کنیم، و بجاي عبارتهاي کلیشه اي و کهنه ، تاحد ممکن معادلهاي طبیعی تر و مانوس تري به کار ببریم. پس بهتراست بنویسیم:
خواهشمندم دستور فرمایید حق الزحمه هاي مصوب پرداخت شود.
در جلسه مورخ... صاحبنظران و کارشناسان امر محیط زیست حضور بهم رسانده مجمع عمومی را در جریان فعالیتهاي خویش قرار دادند و اطلاع حاصل شد که در این راستا تصمیمات اتخاذ شده مورد تصویب مسئولان محترم واقع شده است که در موقع مقتضی به مورد اجرا گذاشته خواهد شد.
توجه کنید نمونه دیگر – که از نامه هاي اداري استخراج شده است- و معادلهاي مناسب تر براي آنها توجه کنید:
 
همان طور که مسبوقید همان طور که اطلاع دارید/ چنا ن که اگاهید
به مورد مزایده می گذارد/ به مزایده می گذارد
محترما اشعار می دارد /با احترام به اطلاع می رساند
رجاء واثق دارد/ امیدوار است
به ضمیمه ایفاد می گردد /به پیوست ارسال می شود
همکاري شما موجب مزید امتنان است/ از همکاري شما بسیار ممنونم/ متشکرم
متمنی است اقدام لازم را مبذول دارند /خواهشمند است در این باره اقدام شود
تا در این راستا اقدام مقتضی به عمل آید / تا در این باره به نحو مقتضی اقدام شود.
این واحد قادر به تامین وسایل لازم نمی باشد  / این واحد نمی تواند وسایل لازم را تامین کند

حسب ضرورت این دستگاهها را مورد استفاده قرار دهند  /  در صورت لزوم از این دستگاهها استفاده کنند
در مورد خریداري کردن کامپیوتر اتخاذ تصمیم شد/ در مورد خرید کامپیوتر تصمیم گرفته شد.
هنوز از مجوز ساخت برخوردار نیست   / هنوز مجوز ساخت ندارد
بیشترین رقم تولید را به خود اختصاص داده است   /  بیشترین تولید را دارد
در رابطه با نمایندگیهاي شرکت به مورد اجرا گذاشته خواهد شد   /  در مورد نمایندگی هاي شرکت اجرا گذاشته خواهد شد
حضور بهم رسانیده در راي گیري شرکت نمودند حاضر شدند و راي دادند.

فعلهاي نا مناسب

توصیه میگردد قبل از پایان سال به دفتر تعاونی مراجعه نمایند. ....○
شعبه جدیدي افتتاح نموده و آماده قبول سفارشات می باشد ....○
پیمانکار را قبلا انتخاب کرده و با او قرار داد منعقد ساخته اند ....○
زمین آن موقوفی است و ساختمانش قابل سکونت می باشد. ....○
استفاده از مصدر هاي "باشیدن"، " نمودن "، " گشتن " ، "گردیدن" و " ساختن " به جاي یا براي پرهیز از تکرار مصدر هاي استن ، کردن ، شدن، روزگاري در زبان نوشتاري رایج شد تا مثلا به نوشته ها وزن و اعتبار ببخشد.
اما امروز چنین فعل هایی-که بندرت در زبان روزمره به کار می روند – نوشته را قالبی می کنند واز صمیمیت آن می کاهد،تا آنجا که در یک نثر متین و امروزي می شود آنها را به عمد در خدمت طنز به کار گرفت
این فعلها البته در معناي اصلی خود بسیار گویا مناسب اند. مثلا بهتر است از "گشتن"به معناي "تغییر وضعیت"یااز حالی به حالی شدن"،از"نمودن"به جاي"نشان دادن"یا"به نظر آمدن"،و از "ساختن"به معناي
"درست کردن"استفاده کنیم. پس بهتر است بنویسیم:
...توصیه می شود قبل از پایان سال به دفتر تعاونی مراجعه کنند.
...شعبه جدیدي افتتاح کرده و آماده قبول سفارش است.
...پیمانکار را قبلا"انتخاب کرده و با قرداد بسته اند.
...زمین آن موقوفی و ساختمانش قابل سکونت است
جمله هاي مرکب
با ارسال سیاهه عملکرد نمایند گیهاي شهرستان و صورتجلسه شوراي معاونان مبنی بر افزایش سهمیه ها در راستاي راهبرد هاي سال آتی که به نظر مقام محترم وزارت رسیده است همراه با جوابیه ایشان به شرح زیر ایفاد می گردد.

جمله ها بایدتا سر حد امکان کوتاه و مستقل باشند.نباید بی دلیل با استفاده از"واو"عطف،موصول،یا حروف ربط آنها را به هم متصل کنیم.جمله نفس بر علاوه بر آنکه خواندن و درك مطلب را دشوار می کند،گاه خود نویسنده را هم به اشتباه می اندازد،تا جایی که رشته کلام از دستش به در می رودو ممکن است جزمهمی از جمله(مثلا"فعل اصلی)را از قلم بیندازد.نمونه بالا آن قدر آشفته است که مشکل می توان منظور نویسنده را دریافت.
در دیدار ریاست سازمان از واحد باز یابی ضایعات که اخیرا شروع به کار کرده وقرار است تا شهریور ماه امسال به تولید کامل برسد جمعی از کارگران مشکلات خودرا مطرح کردند.
اگر عبارتی چنان طولانی است که خواندن آن دشوار می شود ،باید آن را به چند واحد گفتار تقسیم کنیم . پس بهتر است بنویسیم:
در دیدار رئیس سازمان از واحد باز یابی ،جمعی از کارگران مشکلات خود را مطرح کردند.این واحد اخیرا شروع به کار کرده وقرار است تا شهریور امسال به تولید کامل برسد.
پیرو مذاکرات قبلی به پیوست فهرست اعتبارات مورد نیاز طرحهاي ملی براي سال 1371 به تفکیک رشته ها که در شوراي پژوهشهاي
علمی کشور به تصویب رسیده است ارسال می شود.
در جمله مرکب ،یعنی جمله اي که بیش از یک فعل داشته باشد،یک جمله ساده است که غرض اصلی گوینده را بیان می کند(جمله پایه)و جمله یا جمله هاي دیگري که براي تکمیل معناي جمله پایه می آیند (جمله پیرو)و معمولا"با حرف ربط به جمله پایه می پیوندند.در این نوع جمله باید فعل اصلی را زودتر بیاوریم (تا تکلیف خواننده زودتر روشن شود)و جمله هاي پیرو را روشن و کوتاه بیان کنیم . پس بهتر است بنویسیم:
پیرومذاکرات قبلی ،به پیوست فهرست اعتبارات لازم براي طرحهاي ملی در سال 1371 ، به تفکیک رشته ها، ارسال می شود. این طرحها در شوراي پژوهشهاي علمی کشور تصویب شده است.
این برنامه که در کمیسیون صنایع بررسی خواهد شد،بر اساس نتایج گرد همایی روساي مراکز آموزش عالی تنظیم شده است . 
این گردهمایی در آبان ماه سال گذشته در حضور وزراي فرهنگ و آموزش عالی و صنایع برگزار شد تنظیم گردیده است.
باید از معترضه هاي متعدد یا معترضه اجتناب کنیم . پس بهتر است بنویسیم :
این برنامه که در کمیسیون صنایع بررسی خواهد شد،بر اساس نتایج گرد همایی روساي مراکز آموزش عالی تنظیم شده است. این گردهمایی در آبان ماه سال گذشته با حضور وزیر فرهنگ وآموزش عالی و وزیر صنایع برگزار شده بود.

فعلهاي متوالی
کمیته فنی از 11 نفر متخصصدر زمینه حمل و نقل که تعدادي از آنان بازنشسته دولت هستندتشکیل شده است. 
این اقدام به حفظ سرمایه هاي شرکت که بخشعمده آن را اموال غیر منقول تشکیل می دهد منجر می شود 
باید،تا حد ممکن ،از آوردن دو یا چند فعل پشت سر هم در پایان جمله اجتناب کنیم.چنان که در بخش جملات مرکب هم گفتیم،بهتر است فعل اصلی (فعل جمله پیرو)را در صورت امکان به قبل از "که"موصول منتقل کنیم و جمله مرکب را با فعل جمله پایه به پایان ببریم. پس بهتر است بنویسیم:
کمیته فنی از 11 نفر متخصصدر امور حمل و نقل تشکیل شده است که تعدادي از آنان باز نشسته دولت اند/کمیته فنی متشکل از 11 متخصصدر امور حمل و نقل است که تعدادي از آنان بازنسشته دولت اند.
این اقدام منجربه حفظ سرمایه هاي شرکت می شود،که بخشعمده آن را اموال غیر منقول تشکیل می دهد.
واژه هاي هم معنی
با توجه شرایط سخت و دشوار کارگران شرکت در بندر لنگه ... ○
انتشار نشریه وزین ...راتبریک و تهنیت می گوییم. ○
از آنجا که تامین کادر نگهبانی کارخانه بسیار لازم و ضروري می باشد.... ○
باید از آوردن واژه هاي هم معنی بپرهیزیم تا تاثیر کلام از بین نرود.
پس در هر یک از نمونه هاي بالا،یکی از دو کلمه"سخت و دشوار"تبریک و تهنیت"،و "لازم و ضروري"زیادي است.


واژه هاي بیگانه احتراما"در پاسخ به سوال مطروحه جنابعالی معروض می دارد که روابط عمومی سازمان براي گرفتن ویزاي آقاي..بموقع اقدام  نموده و پاسپورت را هم بموقع به هواپیمایی تحویل داده است و علت نرسیدن ایشان به افتتاحیه نمایشگاه هامبورگ کنسل شدن پرواز شرکت لوفت هانزا در روز چهارشنبه می باشد.


واژه هاي بیگانه را،اگر معادل مناسب و جا افتاده فارسی دارند ،نباید به کار ببریم.پس بهتر است بنویسیم:
با احترام،در پاسخ به سوال جنابعالی یه اطلاع می رسانم که روابط عمومی سازمان روادید آقاي...را بموقع تهیه کرده و گذر نامه را هم به موقع به هواپیمایی تحویل داده است ؛علت دیر رسیدن ایشان به نمایشگاه هامبورگ لغو شدن پرواز روز چهارشنبه هواپیمایی لوفت هانزا بوده است.
ترکیبهاي عربی
علیرغم، من جمله ، فی المثل،...
این ترکیبها بهتر است با حروف اضافه فارسی بیایند. پس بهتر است بنویسیم :
به رغمِ ،ازجمله، در مثلَ ( یا براي مثال).

مصدرهاي استن و هستن
این کارمندان باداشتن 5 سال سابقه کار هنوز آزمایشی هستند.

برخلاف نظرجنابعالی ، باید بگویم که همکار جدید ما، چنان که باید،بااین امور آشنا ست.
بهتر است تا حد ممکن از صیغه هاي مختلف  "است" استفاده کنیم و"هست" رابراي تاکید نگه داریم. پس بهتر است بنویسیم :
این کارمندان با داشتن 5 سال سابقه کار هنوز آزمایشی اند.
برخلاف نظر جنابعالی، باید بگویم که همکار جدید ما،چنان که باید،با این امور آشنا هست.

توصیه هاي دستوري

عبارتهاي وصفی
اسناد را جعل کرده مقداري پول از صندوق گرفته و متواري گشتند. ○
لازم است کالاها را بازرسی کرده آنها را تحویل گرفته و به انبار ارسال دارید. ○
به این قبیل عبارتهایی که فعل آنها به جاي اینکه به یکی از صیغه هاي صرفی باشد،به صورت مفعولی می آید وجه وصفی یا عبارت وصفی می گویند.کاربرد این صورت در نثر امروزي درست نیست. بهتر است از صیغه هاي صرف فعل به طور کامل استفاده کنیم و عبارت وصفی به کار نبریم.
پس بهتراست بنویسیم :
اسناد را جعل کردند،مقداري پول از صندوق گرفتندو متواري شدند.
لازم است کالاها را بازرسی کنید، آنها را تحویل بگیریدو به انبار بفرستید.
استفاده از وجه وصفی در موارد زیر بجاست :
1.زمانی که در جمله در جایگاه صفت بیاید : نامه امضاء شده به دست متقاضی برسد، در این جمله مقصود این است که نامه به صورت امضاشده به دست متقاضی برسد، نه آنکه امضا ي شود و..
2.وقتی که فعل معین صیغه صرفی (ماضی نقلی یا ماضی بعید ) به قرینه حذف شده است: طرحهاي پیشنهادي در جلسه بررسی شده ،به تصویب رسیده و به بخشهاي مختلف ابلاغ شده است . (توضیح بیشتر در "حذف فعل" آمده به بخشهاي مختلف ابلاغ شده است.(توضیح بیشتردر "حذف فعل" آمده است .)
حذف فعل

 مدارك را به دبیرخانه تحویل و رسید در یافت کنید.
دستخط جنابعالی زیارت و خشنودم ساخت. خطایی که در نامه هاي اداري به کرات دیده می شود، حذف بی رویه فعلها ،بخصوص صیغه هاي مختلف مصدر هاي "استن"و"کردن"و "شدن" است .البته حذف فعل اگر به قرینه باشد کاملا مجاز و حتی مطلوب است .
حذف به قرینه یعنی اینکه فعل مشترك چند جمله معطوف به یکدیگر را فقط در جمله آخر بیاوریم.مثلا می توانیم بنویسیم:
نامه را به حسابداري ارسال و پیگیري کنید. یا مثلا در مواردي که چند فعل معطوف به هم ماضی نقلی یا بعید باشد،صورتهاي مختلف "است" را میتوانیم فقط یک بار در پایان عبارت بیاوریم و درجاهاي دیگر به قرینه حذف کنیم:هزینه ها از محل اعتبار بند 4 پرداخت شده و به ثبت رسیده است.
اما حذف بدون قرینه مجاز نیست و باید از آن به شدت پرهیز کرد.نمی شود گفت مدارك را به دبیرخانه تحویل [کنید]و رسید دریافت کنید یا ،دستخط جنابعالی زیارت [ ساخت]و خشنودم ساخت. پس بهتر است بنویسیم:
مدارك را به دبیرخانه تحویل بدهید و رسید دریافت کنید/یا رسید بگیرید .

دستخط جنابعالی زیارت شد وخشنودم کرد.


تطابق فعلها
در سال 71 تعداد 30 طرح پیشنهاد شده که از این تعداد 5 طرح به تصویب رسیده ونیز در سال یادشده قرارداد تهیه طرح جامع منعقد گردید. در ابتداي سال 72 نیز طرح جامع در دست تهیه بوده اند که فقط یکی از آنها در همان سال به تصویب می رسد.
باید مواظب باشیم افعالی که به هم عطف می کنیم از نظر زمان، شخص،و عدد همپایه باشند. پس باید بنویسیم:
در سال 71 سی طرح پیشنهاد شدکه از این تعداد پنج طرح به تصویب رسیدو نیز در همان سال قرارداد تهیه طرح جامع منعقد شد.در ابتداي سال 72 ، سه طرح جامع در دست تهیه بود که فقط یکی از آنها به تصویب رسید.
آمیختن مصدرهاي عربی بافعل فارسی
استعمال کردن دخانیات ممنوع است. ○
خواهشمند است مساعدت و بموقع در جلسه حاضر شوید. ○
" استعما ل"در عربی مصدر است و آوردن آن با مصدر "کردن" فارسی درست نیست. همچنین است مساعدت کردن، تسریع کردن و... اما اگر این کلمات عربی را به عنوان اسم به کار ببریم ، می توانیم آنها را با افعال معین فارسی بیامیزیم و فعل حاصل را صرف کنیم. پس باید بنویسیم:استعمال دخانیات ممنوع است .

خواهشمند است مساعدت کنید و بموقع در جلسه حاضر شوید.


نشانه مفعول بی واسطه
ابتکار شما در انتشار این نشریه می تواند در رشد تحقیقات نقش موثري داشته باشد را تحسین میکنم. ○
پرونده اي که دیروز تنظیم شده بود را فرستادم. ○
ما هم خوشحالیم که براي کارگاهتان مدیر جدیدي را پیدا کرده اید. ○
رادر صورتی که نشانه ي"مفعول صریح" باشد باید هر چه نزدیکتر به مفعول بیاید . بعد از فعل هرگز نباید را آورد. را به نوعی نشانه ي معرفه است.،بعد از اسم نکره (مثلا"ًمدیر جدیدي ")نیازي به آن نیست . پس باید بنویسیم :
ابتکار شما را در انتشار این نشریه ،که می تواند در رشد تحقیقات نقش مو ثري داشته باشد ،تحسین می کنم.
پرونده هایی را که دیروز تنظیم شده بود فرستادم.
ما هم خوشحالیم که براي کارگاهتان مدیر جدیدي پیدا کرده اید.
صفت مو نث متون مختلفه ،قوانین مصوبه،مفاهیم منسوخه،تحصیلات عالیه ،والده ي محترمه ،پرونده ي مختومه،نامه ي شریف ،قرارداد منعقده،سمینار مربوطه ،تلگرام واصله ،بدهی هاي معوقه،بانوي محترمه ،...
در عربی وقتی موصوف مو نث یا جمع غیر جاندار باشد صًفت آن "تاي تانًیث "می گیرد که علامت آن "ه"است .
در فارسی هم با آنکه قاعده تًذکیر و تانًیث نداریم ، متاًسفانه از این قاعده تقلید شده است (والده  محترمه ،مفاهیم منسوخه). این تقلید گاهی حتی از قواعد عربی هم پیروي نمی کند ، یعنی همراه واژه هاي مفرد و مذکر عربی (قانون مصوبه ،حکم مربوطه )،یاواژه هاي فارسی (بانوي محترمه ،نامه شًریفه ،پرونده مربوطه )،یا واژه هاي ماًخوذ از زبانهاي بیگانه (تلگرام واصله ،سمینار مربوطه )به کار رفته است. در هر حال ، وجود این نوع ترکیبات در نوشته هاي فارسی نه تنها ضرورتی ندارد بلکه نوشته را به عریضه هاي
قدیمی شبیه می کند ،و باید تا جاي ممکن از آنها پرهیز کرد. پس خیلی بهتر است بنویسیم :
متون مختلف،قوانین مصوب ،مفاهیم منسوخ،تحصیلات عالی ،والده مًحترم ، پرونده مًختوم،نامه  شریف ، قرارداد منعقد،سمینار مربوط،تلگرام واصل،بدهی معوق ،بانوي محترم،....
البته بعضی از این نوع ترکیبها آن قدر در فارسی جا افتاده اند که تغییر دادن آنها مشکل است و تغییر یافته  آنها شاید همان معناي مورد نظر را نرساند. پسهمچنان می توانیم بنویسیم :
کاغذ باطله ،هیئت تحریریه،هیئت منصفه ،امور خارجه ،اداره نًقلیه ، قوه مًقننه،مکه  معظمه،و.....
صورت مجهول
کاربرد صورت مجهول با استفاده از توسط،به وسیله ،ًو از سوي ،متاًسفانه اخیرابًسیار رواج یافته است:
این گزارش به وسیله دًایره  روابط عمومی تهیه شده است . 

 ابتدا از سوی معاون اداری به حاضران خوشامد گفته شد.
پیمانکار خارجی توسط هیئت مدیره  قبلی انتخاب شده است.
صورت مجهول البته کاربردهاي خاص خود را دارد و گاهی حتی نمی توان از آن اجتناب کرد ، مثلاًوقتی که فاعل یا عامل کاري معلوم نباشد یا خودمان عمدا نًخواهیم که معلوم باشد .
اما بسیاري از جمله بندي هاي مجهولی که در گزارشها و نوشته هاي خبري و اداري معمول شده است واقعاً غلط یا دست کم نابجاست ، و حتی گاهی خواننده را گرفتار ابهام می کند . مثلاًدر نمونه شًماره  2 در بالا ،معلوم نیست که خود معاون خیر مقدم گفته یا نماینده اي پیام او را به حاضران ابلاغ کرده است. درست این است که تا آنجا که میتوانیم از جمله بندیهاي معلوم و صریح استفاده کنیم.پس خیلی بهتر است که بنویسیم :
ابتدا معاون اداري به حاضران خوشامد گفت.پیمانکار خارجی را هیئت مدیره قبلی انتخاب کرده است.
تنوین
ناچارا،ًزباناً،تلگرافا،ًگاهاً،تلفنا،ًجاناً،مالاً،.....
استفاده از تنوین در آخر کلمات فارسی یا فرنگی جایز نیست . باید بنویسیم:
به ناچار (ناگزیر)،زبانی،تلگرافی،گاه،تلفنی،جانی،مالی،....
خوب است همین جا بگوییم که کاربرد واژه ها یی چون "دوما"ً،"سوماً"،"چهارماً" نیز غلط است زیرادوم ،سوم،چهارم...،علاوه بر
اینکه واژه هاي فارسی اند ،قید هم هستند و نیازي به پسوند قید ساز ندارند.
موصول و حرف ربط
سمیناري که روز گذشته به مناسبت هفته  نیکو کاري از اول تا هشتم شهریور ماه ادامه دارد برگزار شد با سخنرانی نماینده ○
سازمان صلیب سرخ جهانی که حامل پیام رئیس صلیب سرخ بود شروع به کار کرد.
این گونه جملات گاه حتی خود نویسنده را به اشتباه می اندازد و تطابق نهاد و گزاره و فعل و فاعل و مرجع ضمیر و غیره را مختل می کند و سبب می شود که رشته کًلام از دست نویسنده و خواننده به در برود.
باید از آوردن بیش از دو موصول یا حرف ربط بپرهیزیم تا جمله ها آشفته ،نشوند.
گزارش بالا را(مثلاً)می توانیم به صورت زیر بنویسیم:
سمیناري که روز گذشته به مناسبت هفته نًیکو کاري – اول تا هشتم شهریور –برگزار شد با سخنان نماینده  سازمان صلیب سرخ جهانی آغاز به کار کرد،در این سخنرانی پیام رییس این سازمان خوانده شد.
علامت جمع مراجعین ،مسافرین،مهندسین،کتب،مو لفین ،.... 
پیشنهادات،گزارشات،سفارشات،میادین،کارخانجات،سبزیجات،باغات،نمرا،دستورات،امتیازات،....
روحانیون،انقلابیون،......  بیشتر واژه هاي عربی را می شود با پسوتد هاي جمع فارسی جمع بست . ازجمع بستن واژه هاي فارسی و به ویژه واژه هاي بیگانه
به سیاق جمعهاي عربی بپرهیزید ،هر چند شایع باشند . پس بنویسید : مراجعان ،مسافران،مهندسان،کتابها؛مولفان،..... پیشنهادها،گزارشها،سفارشها،میدانها،کارخانه ها،سبزیها،باغها،نمره ها،دستورها،امتیازها،.... روحانیان،انقلابیها،.....
توصیه هاي نوشتاري
بهتر است همیشه در مواردي که از صحت املاي کلمه اي اطمینان نداریم به فرهنگ لغت مراجعه کنیم . در این بخش رایج ترین خطاهاي املایی و توصیه هایی در مورد رسم الخط کلمات ارائه شده است.اثنا عشري
املاي صحیح این ترکیب به معناي دوازده همین صورت است. پس باید بنویسیم :شیعه اثنا عشر (نه "شیعه اثنی عشري".است
این کلمه را جدا بنویسید مگر در مواردي که کلمه ي قبل از آن به "ا" یا"و" ختم شود که در این صورت الف "است"حذف می شود. پس بنویسید :عبارت است (نه عبارتست")،خوب است (نه "خوبست")،متمنی است (نه "متمنیست ") ، بدیهی است
(نه "بدیهیست" )، نیکوست (نه "نیکو است" )، دانا است (نه "دانا است")الله/اله
این دو کلمه دو تلفظ مختلف و دو املاي مختلف دارند.اغلب اوقات دیده می شود که بخصوص در اسم اشخاص الله را سهواً اله می نویسند. پسعبدالله درست است نه ((عبداله)).
این وآن"این" و"آن" جدا از کلمه بعد نوشته می شوند،مگر کلمات اینجا،آنجا،آنچه و آنکه که به همین صورت (پیوسته) نوشته می شوند.پس بنویسید:
آن جناب (نه "آنجناب")،آن مقام،این طور،در این صورت باسمه تعالی
این عبارت به همین صورت درست است نه به صورت "بسمه تعالی" بطیء

املاي این دو کلمه به همین صورت است و برخی به غلط آن را "بطئی" می نویسند و در نتیجه بر وزن "قطعی" تلفظ میکنند.در صورتی که به دنبال آن ((ي)) وحده یا نکره بیاید بطیئی نوشته و بر وزن ((لطیفی)) تلفظ می شود:رشد بطیء جمعیت؛تولید رشد
بطیئی داشته است.به این حرف اضافه را باید جدا نوشت مگر در کلمه بجز:به جاي آورند(نه "بجاي آورند")،به این کار(نه "باین کار")،به ازاي (نه "بازاي")،به خاطر،به موجب،.......
در مواردي که "به " صفت ساز است باید آن را پیوسته نوشت:بهوش(به معنی هشیار)،بجا(به معنی بموقع و مناسب)،بها این واژه فارسی به معناي "قیمت" است و در پایان همزه ندارد.پس باید نوشت بهاي کالا (نه "بهاء کالا ").بهاء کلمه عربی است به معناي " روشنایی " .بی" بی " معمولا جدا از کلمه بعد نوشته می شوند،مگر در مواردي مثل بیخود،بیهوده،بیعار،بیکار،بیزار،بیچاره،بیداد،بیراه،بینوا.پس بنویسید:بی قرار (نه " بیقرار ")،بی گناه،بی سوادر،بی حوصله،.........خلاُ اغلب این کلمه را به غلط "خلا "می نویسند.این کلمه وقتی " ي " میگیرد خلئی نوشته می شود. دوم/سوم این دو واژه فارسی اند و بدون تشدید " و" نوشته و خوانده می شوند.
سو ال اغلب این کلمه را به غلط "سئوال " می نویسند. شی ء
این کلمه را به اشتباه اغلب " شیئی " مینویسند.شیء وقتی " ي" نکره یا وحده می گیرد_مثلاً یک شیء-به این صورت نوشته- شیئی -و بر وزن " خیلی " تلفظ می شود.

صفر(رقم)
به دلیل مشابهت صفر و نقطه در خط فارسی،براي اجتناب از ابهام،بهتر است اعدادي را که به صفر ختم می شوند به صورت حرفی بنویسند.ط/ت
واژه هاي تالار،تراز (و ترکیبهاي آن،همتراز،تراز کردن،.....) تپیدن (و مشتقات آن،تپش،تپنده،.....)،غلتیدن (و مشتقات آن،غلتک،غلتان....)،تاس،تپانچه،تشت واژه هاي فارسی اند نه عربی،بنابراین بهتر است با حرف " ت" نوشته شوند نه " ط ". همچنین واژه هاي بلیت (که در اصل روسی است)،اتاق (که در اصل روسی است)،اتاق (که در اصل ترکی است)،اتو (که احتمالا روسی و شاید فارسی است)، باتري (که در اصل فرانسوي است )،باتلاق (که در اصل ترکی است )،چون عربی نیستند،بهتر است با" ت " نوشته شوند نه " ط ".غیر ذلک
این ترکیب عربی به معناي " جز این "و تقریبا به معنی " و غیره "است.املاي صحیح آن به همین شکل است و تلفظ آن هم غیر ذلک است (نه " غیره و ذلک " یا " غیر و ذلک ").
کلمات مرکب
کلمات مرکب چون نامبرده،بزرگداشت،نگهدار،مبارکباد و از این قبیل را باید سرهم نوشت و در مواردي که به صورت فعل یا ترکیبصفت و فعل می آیند در دو کلمه نوشته می شوند:بزرگداشت این روز.........
این روز را بزرگ داشت. نماینده  نامبرده به ماُموریت اعزام شد.
در این صورتجلسه از نمایندگان نام برده شده است. که جدا از کلمه قبل نوشته می شود،مگر در بعضی از کلمات مرکب مثل بلکه،اینکه،آنکه. پس بنویسید:وقتی که،(نه " وقتیکه
")،هنگامی که،در صورتی که،به طوري که،.........
لازم الاتّباع این ترکیب یعنی " که پیروي از آن لازم است " و املا و تلفظ آن نیز به همین صورت است:دستور لازم الاتبّاع.     

معتنی به این کلمه یعنی قابل اعتنا،مهم،هنگفت و املاي درست آن هم معتنی به است.بعضی به غلط آن را "متنابه " می نویسند و میخوانند.می را جدا از فعل بنویسید تا راحت تر خوانده شود:می شناسیم (نه "میشناسیم ")،می رود،می نویسند،...........

میلیون/میلیارد این کلمه رانبایدبه صورت "ملیون"و"ملیارد"نوشت.
وهله
این کلمه را به اشتباه گاهی "وحله"می نویسند.
"ه"غیرملفوظ
وقتی به کلمات مختوم به ه غیرملفوظ "ي" وحدت یامصدري یانکره اضافه می شود،این کلمات رابایدبه این صورت نوشت:نامه
اي(نه"نامه ئی "یا "نامه یی")،کارخانه اي.
هنگام جمع بستن این کلمات به "ان" یادرشکل مصدري آنها، "ه" پایانی به "گ" تبدیل می شود .پس
بنویسید:نمایندگان(نه"نماینده گان")،سرسپردگی (نه"سرسپرده گی")
کلماتی که به "ه" غیرملفوظ ختم می شوند،درحالت اضافه حتما بًایدهمزه بگیرند.پس بنویسید:
نامۀ مورخ .ِ..(نه"نامه مورخ"...)،برنامۀ اول توسعه(نه "برنامه اول توسعه").
"ه" ملفوظ
وقتی به کلمات مختوم به ه ملفوظ ،مثل فرمانده ،معتنی به،مشابه،"ي" وحدت یا مصدري یانکره اضافه می شوداین کلمات رابایدبه
این صورت نوشت:فرماندهی(نه"فرمانده اي")،معتنی بهی(نه"معتنی به اي")،موجهی(نه"موجه اي")،مشابهی (نه"مشابه اي")
کلمات مختوم به ه ملفوظ در حالت اضافه همزه نمی گیرد:فرمانده کل (نه "فرماندة کل")،بازده تولید(نه"بازدة تولید")،توجهشما(نه"توجۀ شما")همین
جدااز کلمۀ بعدنوشته می شود:همین طور(نه"همینطور")،همان گونه(نه"همانگونه")،...هیچ
جداازکلمۀ بعدنوشته می شود:هیچ کس (نه"هیچکس")،هیچ وقت(نه"هیچوقت")،... واژه هاوترکیبهاي نادرستواژه ها و ترکیبهاي نادرست
آنچه که
آنچه که در پی می آیدگزارشی است از... ○
آنچه راکه درفهرست مشخصشده بودسفارش دادیم. ○
آنچه یعنی "آن چیزي که"،بنابراین نیاز به یک"کۀ"دیگرندارد.پس بایدبنویسیم:
آنچه درپی می آیدگزارشی است از...
آنچه رادرفهرست مشخص شده بودسفارش دادیم.
استعفا دادن
این کلمه بافعل کردن به کارمی رود ونه دادن.پس به جاي آنکه بگوییم"استعفاداد"بایدبگوییم استعفاکرد.
استفاده بردن
کلمۀ استفاده بافعل کردن به کارمی رود ونه بردن.پس به جاي "کارکنان اِین اداره ازبیانات جنابعالی استفادة بسیاربردند"بایدنوشت:
کارکنان این اداره ازبیانات جنابعالی بهرة بسیاربردند/بسیاراستفاده کردند.
اقشار
"اقشار"جمع قشرنیست؛جمع قشردرعربی قشوراست.درفارسی بایدبگوییم:قشرها.
اقلاً/اکثراً
درعربی کلمات اقل و اکثرتنوین نمی گیرند.بهتراست به جاي "اقلا "ًلااقل یادست کم وبه جاي "اکثرا"ًبیشتریاغالبایًااغلب رابه
کاربرد.پس به جاي "کارکنان اکثراًازاضافه کاري شانه خالی می کنند"،بایدبنویسیم:
اغلب/بیشترکارکنان ازاضافه کاري شانه خالی می کنند.

بااین وجود

باوجوداین یعنی "بااین همه"،"مع هذا"،ومنظور این است که "بااینکه چنین چیزي هست".ولی "بااین وجود"اصلا چًنین معنایی
نداردواستعمال آن به این معنی ها غلط است.
بازدهی
بازده معادلی است که براي "راندمان"فرانسوي وضع شده است.بعضی به جاي این کلمه از کلمه "بازدهی"استفاده می کنند که
درست نیست.پس به جاي "بازدهی کارخانه"باید بنویسیم ؛بازده کارخانه.
برعلیه
علیه یعنی "براو"پس "برعلیه" می شود"بربراو"که مسلماً غلط است.پس به جاي "برعلیه اواقدام کردند"بایدبنویسیم:
علیه او اقدام کردند.(وچه بهترکه بنویسیم،برضداواقدام کردند.)
پیاده کردن
براي پیاده کردن این طرح نیازبه عده اي کارگر فصلی داریم. ○
هیئت مدیره درنظردارداین برنامه راابتدا درواحدمرکزي پیاده کند. ○
این ترکیب غلط است."طرح"یا"برنامه"برچیزي سوارنیست که ازآن پیاده شود!به جاي پیاده کردن می شودازترکیب هاي درستی
مثل اجراکردن یاعملی کردن استفاده کرد.پس بایدبنویسیم:
براي اجراي (یاعملی کردن)این طرح نیازبه عده اي کارگرفصلی داریم.
هیئت مدیره در نظردارداین برنامه راابتدا درواحدمرکزي اجراکند.
چون...لذا/گرچه...اما
چون بودجه کافی نبود،لذااجراي برنامه به تعویق افتاد. ○
گرچه کارمندمنظمی نیست،اماکارش رابلداست. ○
دراین ترکیبها یکی ازدوکلمه زیادي است."چون"یا"گرچه"به تنهایی در بخش اول بیان علت می کند،پس نیازي به "لذا"یا"اما"در بخش دوم نیست. اگر"چون"و"گرچه"راازبخش اول حذف کنیم،"لذا"و"اما"برجاي خود می مانند.پس بایدبنویسیم:
گرچه کارمندمنظمی نیست،کارش رابلداست/کارمندمنظمی نیست،اماکارش رابلداست.
بودجه کافی نبود،لذااجراي برنامه به تعویق افتاد/چون بودجه کافی نبود،اجراي برنامه به تعویق افتاد.
خودکفا
این واحد تولیدي در آینده  نزدیک خودکفاخواهدشد. ○

خودکفایی که در سالهاي اخیر ساخته و متداول شده است،ترکیب درستی است اما "خودکفا"مسلماً غلط است و بایدازبه کاربردن
آن پرهیزکرد.به جاي این دو اصطلاح می توان خودبسندگی و خودبسنده یابهتر،خودبسایی وخودبسا رابه کاربرد.پس بایدبنویسیم:
این واحد...خودبسنده/خودبساخواهدشد.
داشتن
مروري خواهیم داشت بر فعالیتهاي یکسالۀ...
ترکیبهاي ناهنجارونادرستی که به تازگی بامصدر"داشتن"ساخته و باب شده است گرته برداري مستقیم اززبانهاي بیگانه است؛بایدازترکیبهاي چون "گفتگوداشتن"،"نگاهی داشتن"،و"مروري داشتن"وازاین قبیل به شدت پرهیزکرد.پس بایدبنویسیم:

فعالیت هاي یکساله ي ... را مرورخواهیم کرد .
دایمی
دایم درفارسی صفت یا قیداست ولازم نسیت "ي" صفت ساز به آن بیافزاییم.
پس به جاي "نماینده ي دایمی "درست ترآن است که بنویسیم :نماینده ي دایم .
درب
"درب" فارسی نیست.حتی درعربی هم معنی "در" نمی دهد.به این ترتیب "درب" راآهسته ببندید"غلط است.پس "درب"راهیچ وقت نباید به جاي دربه کاربرد .
دررابطه با / دراین رابطه
سخنرانی ایشان دررابطه بابهره وري خواهدبود. ·
دررابطه با محاسبه حق الزحمه ي این افرادبایدبگویم که... ·
دراین رابطه به مشارکت بیشتري نیازداریم. ·
بهتراست ازکاربرد این ترکیبهابه جاي درباره ي ، درخصوص ،دراین مورد ،ودراین زمینه بپرهیزیم. به جایش می توانیم بنویسیم :سخنرانی ایشان درباره ي بهره وري خواهدبود.
درمورد محاسبه ي حق الزحمه ي این افراد باید بگویم که ....دراین زمینه (یا مورد ) به مشارکت بیشتري نیازداریم.
درراستاي
درراستاي تقویت بنیه ي مالی شرکت تصمیم گرفته شدکه ... ·
این اقدام درراستاي نیل به اهداف مرکز صورت گرفته است . ·کاربرد این ترکیب به جاي به منظوریا براي غلط است.باید بنویسیم :
به منظور تقویت بنیه ي مالی شرکت ...این اقدام براي نیل به اهداف مرکز صورت گرفته است .
سن ... سالگی
درعبارت "درسن ... سالگی " که به کرات به کارمی رودبایدیکی از دوکلمه " سن " یا "سالگی"راحذف کرد. پس به جاي "درسن 15 سالگی "
. بایدبنویسیم :در 15 سالگی یا درسن 15
فوق الذکر
این ترکیب غلط است چون جزء اول این نوع ترکیبها بایدصفت باشدنه اسم ،به جاي آن بایدگفت :مذکور،پیشگفته ،یا حتی سابق الذکر.
گرام
"گرام" غلط است،بایدگفت گرامی .
لازم به ذکر است /لازم به توضیح است
این ترکیب ها غلط است ،چون لازم بودن حرف اضافه "به "نمی گیرد. نمی گوییم:"لازم به صندلی است" . می گوییم : صندلی لازم است .
پس درست این است که بنویسیم : این تذکر لازم است / این توضیح لازم است / گفتنی است /بایدگفت.
مثمرثمر/ مفیدفایده
مثمریعنی "ثمردهنده" ومفید هم یعنی "فایده دار"، بنابراین این نوع ترکیبات "حشوقبیح"است .درست این است که بنویسیم:ثمربخش
/سودبخش/مفید.
معرف حضور
این ترکیب غلط است،باید گفت معروف حضور ،یعنی چیزي یا کسی که معرفی شده وبراي شما آشناست :
اعضاي این هیئت معروف حضور (نه معرف حضور)شما هستند.(اصلا"چرا نگوییم با اعضاي این هیئت آشناییدیا اعضاي این هیئت را میشناسید؟)
ممهور
این کلمه ي جعلی به معناي "مهرشده "به کارمی رود. مهرکلمه ي فارسی است واینجا به تبعیت ازشیوه ي اسم مفعول عربی ساخته شدهاست .باید گفت مهرکرده یا مهرشده یا مهرخورده .

نشانگر / نمایانگر
این دو ترکیب رااخیرا"به معناي "نشان دهنده "به کارمی برند وغلط است.پسوند "گر"به معناي "سازنده "و"کننده "است وهمراه اسم می آید مثل آهنگر،بازیگر،پژوهشگر.دراین معنا بایدهمان نشان دهنده یا مبین رابه کاربرد.
نظرات کاربرد این واژه غلط است ،چون نظردرعربی به "ات"جمع بسته نمی شود.باید بنویسیم :نظرها یا آرا .به همین ترتیب ،"اثرات "،ثمرات"و"خطرات" هم درست نیست .
نقطه نظر
این ترکیب غلط است .بایدبنویسیم :دیدگاه ،نظرگاه ،طرزتلقی.
نوین نوصفت است وبنابراین "ین"نسبت نمی گیرد .همان نو/جدید/تازه براي انتقال معنی کافی است.
همیاري این ترکیب غلط است وبه جاي آن بایدهمان یاري راآورد. اگرهم مقصودهمکاري است که خوب ، بایدهمکاري را آورد.
کاربرد نادرست واژه ها و ترکیبها
اعلام / اعلان
علام به معنی " آگاه کردن " و " خبر دادن " است :
لطفا وصول مدارك پیوست را به دبیرخانه اعلام فرمایید .
اعلان به معنی " علنی کردن " و " آشکار کردن " است :
اعلان نتایج این مسابقه , قبل از انتشار در روزنامه , کار درستی نبود .

اکثر / اکثریت
اکثر یعنی " بیشتر " یا " بیشترین " و اکثریت یعنی " کمیت بیشتر " ( در مقابل اقلیت ) .
پس می توان گفت : با خروج برخی از اعضا , جلسه هیئت مدیره از اکثریت افتاد . اما نمی توان گفت : " اکثریت اعضا جلسه هیئت مدیره را ترك کردند . " درست آن است که بنویسیم : اکثر اعضا جلسه ...
انتساب / انتصاب
این دو کلمه را نباید با هم اشتباه کرد . انتساب به معنی " نسبت داشتن " و " مرتبط بودن " است :
انتساب این موفقیت به آن واحد خلاف عدالت است .
انتصاب به معناي " گماشتن " و " نصب کردن " است .
انتصاب جنابعالی را به این سمت تبریک می گویم .
انتظار رفتن
این فعل مرکب تقریبا به معنی " امید رفتن " یا " امید بودن " است و باید در مواردي به کار برود که آنچه در پی می آید , حقا مطلوب باشد
. در موارد دیگر باید به جاي این فعل از احتمال رفتن , بیم رفتن , ... استفاده کرد . پس به جاي : " انتظار می رود که با این روند شرکت به زودي ورشکست شود " باید بنویسیم : بیم آن می رود / احتمال می رود که ... انجام
این کلمه به معناي " پایان " است که در ترکیبات فعلی متعددي به کار می رود , مانند به انجام رسیدن , انجام دادن , انجام گرفتن , انجام یافتن , انجام شدن , انجام پذیرفتن که در تمام آنها انجام معناي پایان را حفظ کرده است .
اما ترکیبات و جمله هایی چون " انجام وظیفه " و " انجام این کار دشوار است " درست نیست و به جاي آنها باید نوشت : انجام دادن وظیفه ( یا بهتر , اداي وظیفه ) و انجام دادن این کار دشوار است .برخوردار بودن
متاسفانه آشپزخانه این بیمارستان از وضعیت بهداشتی نامطلوبی برخوردار است . ○
واحد برش این کارخانه از بالاترین رقم ضایعات برخوردار است . ○
استفاده از ترکیب برخوردار بودن ( به جاي داشتن ) _ اگر اصولا ضرورتی داشته باشد _ فقط در مورد امور خوب و خیر مناسبت دارد . مثلا
می شود گفت که : فلانی از روحیه خوبی برخوردار است یا این هتل از چشم انداز زیبایی برخوردار است . هرچند در همین موارد هم بهتر است بگوییم فلانی روحیه خوبی دارد یا این هتل چشم انداز زیبایی دارد .
در هرحال , کاربرد برخوردار بودن در مورد اموري که جاي تاسف داشته باشد اصلا معقول نیست . پس بهتر است بنویسیم :

متاسفانه آشپزخانه این بیمارستان وضعیت بهداشتی نامطلوبی دارد / متاسفانه آشپزخانه این بیمارستان وضعیت بهداشتی مطلوبی ندارد .
واحد برش این کارخانه بیشترین ضایعات را تولید می کند / بیشترین ضایعات این کارخانه مربوط به واحد برش است .
بها دادن
بها به معناي قیمت است و بها دادن یعنی " قیمت را پرداختن " . اما در کاربردي که این ترکیب اخیرا پیدا کرده است , و ترجمه لفظ به لفظ از زبان خارجی است , معناي معادل " اهمیت دادن " را براي آن قائل شده اند که درست نیست .
پس به جاي اینکه بنویسیم : " در ساختار تشکیلاتی این سازمان به تخصص کم بها داده شده است " باید بنویسیم :
در ساختار تشکیلاتی این سازمان به تخصص اهمیت کمی داده شده است / براي تخصص اهمیت کمی قائل شده اند / تخصص مهم شمرده
نشده است / قدر تخصص چنان که باید شناخته نشده است .
ملاحظه می کنید که در فارسی امکانات متعددي براي بیان این مفهوم و اجتناب از کاربرد این ترکیب نادرست وجود دارد .
پیرامون / در پیرامون
پیرامون به معناي : " اطراف و حوالی " است . اخیرا باب شده که پیرامون را به جاي درباره یا در مورد به کار می برند که درست نیست ." در پیرامون مسئله اي بحث کردن " فقط به معناي این است که درباره حواشی آن صحبت شده و نه خود مسئله . پس به جاي اینکه بنویسیم :
" در این جلسه پیرامون بخشنامه اخیر گفتگو شد " باید بنویسیم :
در این جلسه درباره بخشنامه اخیر گفتگو شد .
تسویه حساب / تصفیه حساب
تسویه حساب , یعنی " مساوي کردن " و " همسطح کردن " , " ایجاد موازنه در حساب " : گزارش تسویه حساب شرکت به پیوست تقدیم می شود .
تصفیه حساب , یعنی " پاك کردن حساب " , " پرداخت حساب " و اینکه دیگر کسی طلبکار نباشد : گواهی تصفیه حساب ایشان قبلا ارسال شده است .
تقدیر / قدردانی
تقدیر در عربی معانی متعددي دارد که یکی از آنها یعنی " سرنوشت " یا " قضا و قدر " در فارسی نیز مصطلح است .
کاربرد ترکیباتی چون " تقدیر کردن " به جاي قدردانی کردن و نیز " قابل تقدیر" به جاي قابل تحسین یا تمجید و نیز "تقدیرنامه" به جاي تشویق نامه صحیح نیست و بهتر است از به کار بردن آنها خودداري شود.

تلگراف/تلگرام
تلگراف عمل ارسال تلگرام است که در فارسی صرف هم می شود: دیروز تلگراف کردم.
تلگرام متنی است که به دست گیرنده می رسد: تلگرام شما دریافت شد.
البته در فارسی تلگراف سهوا بًه هر دو معنی به کار رفته است که اشکالی هم ندارد.
جهت
جهت ثبت نام به ادارة رفاه مراجعه کنند. ... ○
جهت آشنا کردن کارکنان با دستگاههاي جدید ... ○
کاربرد جهت  یا به جهت به جاي برايِ یا به منظورِ البته غلط نیست اما هیچ مزیتی بر آنها ندارد و فقط لحن نوشته را بیهوده "اداري" می کند. پس بهتر است بنویسیم:
... براي ثبت نام به ادارة رفاه مراجعه کنند.
به منظورِ آشنا کردن کارکنان با دستگاههاي جدید ...
چنان که/ چنانچه
چنان که یعنی "به طوري که"، "همان طور که":
چنان که اطلاع دارید، این واحد از سال ...
چنانچه قید تأکید است و معمولاً پس از "اگر" براي تأکید می آید:
اگر چنانچه موافقید، قبل از تعطیلات نوروز به اطلاع کارکنان برسانید.
اما "اگر" معمولاً از عبارت شرطی حذف می شود و چنانچه به تنهائی می آید:
چنانچه با این یشنهاد موافقید، آن را در جلسۀ هیئت مدیره مطرح خواهم کرد.
دعوي/ دعوا
دعوي یعنی "ادعا": این دعوي اِیشان پذیرفتنی نیست.
دعوا یعنی دادخواهی و مشاجره: براي حل این دعوا به مراجع قضایی مراجعه کردند.

روی ه
این کلمه در عربی به معنی "اندیشۀ توأم با دقت و کاوش و ژرف نگري" است. اخیرا اًین کلمه به غلط به جاي روش به کار می رود. پس به
جاي: "اقدامات مزکور بر طبق روی ۀ معمول انجام گرفته است" باید بنویسیم:
اقدامات مذکور بر طبق روش معمول انجام گرفته است.
البته در ترکیباتی چون اقدامات بی روی ه، مخارج بی روی ه، رشد بی روی ه و امثال آنها، چنانچه مقصود از بی روی ه نااندیشیده باشد، کاربرد آن درست است.
روی ه در ترکیبی چون روی ۀ قضایی چنان جا افتاده است که چاره اي جز پذیرفتن آن نیست.
صواب/ثواب
ثواب اسم است، به معنی "پاداش" و معمولاً "پاداشِ کار نیک در آن جهان". این کار ثواب دارد.
صواب صفت است، یعنی "صحیح"، "درست"، "مناسب"، "بجا". این کار صواب است؛ بنا به صوابدید ایشان...
ضرب الاجل
ضرب الاجل به معناي "تعیین زمان براي اجراي کار" است. کاربرد این عبارت به معنی "پایان زمان معین" یا "سررسید" درست نیست و در این موارد باید به جاي آن گفت مهلت.
عاجل/آجل
عاجل از اسم مصدر عجله می آید و به معنی "فوري" است: اقدام عاجل.
آجل یعنی "آتی"، "بعد از این"، "آینده": پیشرفتهاي آجل در مذاکرات.
فراز
کاربد این کلمه به معنی "بیانات مهم" یا "سخنان برگزیده" که اخیراً باب شده به کلی غلط است و کلا نًیازي به استفاده از آن نیست.
قابل ملاحظه/قابل توجه
کاربرد این تعابیر به جاي بسیار، فراوان، زیاد، هنگفت، کلان، سنگین، معتنی به، سرشار، عمده و جز اینها درست نیست. پس به جاي: "افراد فوق در طول مدت خدمت خود به پیشرفتهاي قابل ملاحظه اي دست یافته اند" بهتر است بنویسیم: افراد فوق در طول مدت خدمت خود به پیشرفتهاي زیادي دست یافته اند.

کاندید/کاندیدا
کاندید واژه اي است فرانسوي به معناي "ساده دل"، "معصوم"، اما واژة فرانسويِ کاندیدا به معناي "داوطلب" یا "نامزد" است. پس به جاي:
"ده نفر کاندید نمایندگی شدند" باید بنویسیم:
ده نفر کاندیداي نمایندگی شدند.
لفظ "کاندیداتوري" هم در هیچ زبانی مستعمل نیست و باید به جاي آن لفظ داوطلبی یا نامزدي را به کار برد.
گذاردن/گزاردن
گذاردن به معنی "ِنهادن" یا "وضع کردن" است: بنیانگذار، قانونگذار، سیاستگذار، پایه گذار.
گزاردن به معنی "انجام دادن" یا "ادا کردن" است: کارگزار، خدمتگزار، نمازگزار، سپاسگزار، برگزار.
متعد د/معدود
گاهی، به دلیل عدم اطلاع از معناي درست این دو کلمه، آنها را به اشتباه به جاي هم به کار می برند.
متعدد یعنی "بسیار"، "فراوان"، یا "مختلف":
اقلام مورد نیاز در نامه هاي متعدد از آن اداره درخواست شده است.
معدود به معناي "اندك"، "انگشت شمار" است:
داوطلبان معدودي به آن اداره مراجعه کرده اند (مقصود این است که تعدادشان زیاد نبوده است).
محذور/محظور
محذور یعنی "مانع"،بنابراین می توانیم مثلا بًنویسیم :محذور اخلاقی ،یابنده محذور دارم.
محذور یعنی "ممنوع"،"|حرام":فلان اقدام محظور است.
م عظَم /م ع ظَّم
معظم (بروزن مِحکم)یعنی"بزرگ"ومعمولاًدروصف اشیاءبه کار می رود:
ساختمان معظم،کتابخانۀ معظم
معظمّ(بروزن منظمّ)یعنی "بزرگ داشته شده"ودروصف اشخاص به کار می رود :علماي معظمّ،مقام معظّم.....

مکفی
این کلمه درعربی به معناي "خوشگذرانی "است .استفاده از این کلمه به جاي کافی یا بسنده غلط است .باید بنویسیم شمارا با حقوق کافی
(نه مکفی")استخدام می کنیم.
موافقت /توافق
موافقت یعنی "پذیرش یا تأیید پیشنهاد یا نظر دیگري"(که ممکن است یکجانبه باشد):
پیرو موافقت جنابعالی ،تسهیلات لازم دراختیار ایشان گذاشته شد.
توافق یعنی"رضایت یاتأیید متقابل دوشخصیادوطرف"(که همیشه دوجانبه است):
کاربردنادرست کلمات وترکیبات 55
بنا به توافق قبلی باآن سازمان ،ازاین پس کارشناسان ماهم درجلسات ماهانه شرکت خواهند کرد.
نرخ
این کلمه که ترجمۀ"ریِت"انگلیسی است ودر زبان انگلیسی معانی مِتعددي دارد،متأسفانه درفارسی درجاي نادرست به کار می رود.نرخ در فارسی معناي مشخصی دارد وبهتر است آن را چنان که باب شده  به معناي میزان،درصد،سرعت،یاآهنگ به کار نبریم.به جاي "نرخ رشد بیکاري"می توانیم بنویسیم:آهنگ رشد بیکاري.
نقایص/نواقص
پرونده را پس از تکمیل نقایص به کارگزینی ارسال کنید."
نقایص جمع نقیصه است به معناي"عیب واشکال".پس "تکمیل نقایص"صحیح نیست ،چون به معنی "کامل کردن عیوب "خواهد بود .
نواقص جمع ناقصه است به معنی "ناتمام وناکامل ".پس اشکالی نداردکه بگوییم تکمیل نواقص.درهر صورت بهتر است بنویسیم :
پرونده را پس از رفع (یا برطرف کردن)نقایص/نواقص به کارگزینی بفرستید.
فهرست مذکور را پس از تکمیل نواقص به این اداره بفرستید.


نشانه گذاري (سجاوندها)


استفاد ه درست وبجا از نشانه هایی مثل نقطه ،ویرگول وغیره (که به آنها نشانه هاي سجاوندي هم می گویند )درست به اندازه رعایت قواعد نگارش در امرتفهیم مطالب لازم ومهم است.کاربرد این نشانه ها درایران سابقه چندانی ندارد ودراصل از اروپاییان گرفته شده است ،به همین دلیل بعضی هنوز هم خیلی کم این نشانه هارا به کار می برند وبعضی چنان بی رویه از آنها استفاده می کنند که بدتر خواننده را به زحمت می اندازند .شناخت کارکرد نشانه ها سبب می شود که آنها را درست وبجا به کار ببریم. 

نحوه تنظیم نامه هاي اداري
تااینجاازاصول نوشتن نامه هاي اداري گفتیم .،ازمسائل مربوط به نثرواملاونکات فنی ورسم الخط وتقسیم بندي محتواي نامه ها.دراین بخش پیشنهادهایی براي تنظیم این نامه هاارایه می کنیم.
پاراگراف بندي
هدف ازتقسیم یک نامه یاگزارش به چندپاراگراف یا بند،کمک به تفکیک مطالب درذهن خواننده است
تاموضوع راسریعتروآسانتردریابد.پاراگرافهابایدهرکدام به تنهایی تمام وکامل باشندودرعین حال باپاراگراف بعدي پیوندبخورند.گاه هرپاراگراف به بیان مطلبی اختصاص می یابدوگاه پاراگرافی شرح وبسط پاراگراف قبلی است.

به هرحال ،درنامه هاي  اداري ،هرگاه مراداعلام چندمطلب مجزاباشد،بایدهرمطلب حتما"دریک پاراگراف مستقل بیان شودوتمام جملات این پاراگراف درخدمت همان مطلب اصلی باشند.البته درمواردخیلی مفصل ،بهتراست حتی یک مطلب راهم به دویاچندپاراگراف تقسیم کنیم.
جناب آقاي .................
مدیرمحترم مجله ......................
پاراگراف اول
(اعلام وصول)
عطف به نامه شماره .............. مورخ ............. وصول نسخه هاي اهدایی مجله ............ را اعلام
می کنم.ازلطف شمامتشکرم وابتکارهمکاران شمارادرانتشارچنین نشریه ارزنده اي می ستایم.امیدوارم
درادامه این اقدام شایسته فرهنگی استوارباشید.
پاراگراف دوم
(پاسخ به تقاضاي همکاري)
در موردهمکاري این موسسه با آن نشریه ،به اطلاعتان می رسانم که موضوع درآخرین جلسه هیئت
مدیره موسسه مطرح شده وطی نامه اي ازکارشناسان موسسه خواسته شده است که زمینه هاي ممکن

براي این همکاري را پیشنهادکنند.چکیده این پیشنهادها،پس ازبررسی،به اطلاعتان خواهدرسید.
پاراگراف سوم
(درخواست اشتراك)
درپایان ،ازآنجاکه مطالب نشریه شمادربخشهاي اقتصادي واجتماعی براي عموم کارشناسان
مامفیدخواهدبود،هیئت مدیره مایل است که این نشریه به طورمرتب براي تمام نمایندگیهاي موسسه
درمراکزاستانهاارسال شود.فتوکپی فرم اشتراك یکساله ورسیدبانکی حق اشتراك به پیوست تقدیم
می شود.
بااحترام
مدیرعامل
هرپاراگراف (مثل همین )بایددرسطراولش قدري تورفتگی داشته باشدتابایک نظربه عنوان یک واحدمشخص
شود،مگرپاراگراف اول که نیاز به تورفتگی ندارد. شکل ظاهري فقط دریک روي کاغذبنویسید.
بین سطرهافاصله معقولی قائل شویدتانامه راحت ترخوانده شود.
دردوطرف صفحه حاشیه مناسبی درنظربگیریدتااگرنامه براي نگهداري درپرونده سوراخ می شود،متن آن آسیب نبیند.
تاریخ وشماره نامه رادرطرف چپ بالاي صفحه بنویسید.
نامه هارابراي نگهداري درپرونده همیشه ازطرف راست سوراخ کنیدتاطرف چپ آنهابه طرف بیرون قراربگیرد.،به این ترتیب باورق زدن پرونده می توانیدشماره وتاریخ موردنظرتان را(که درطرف چپ نوشته شده است)سریعتروآسانترپیداکنید.

توجه کنید!
شماره وتاریخ نامه هاي لاتین ،برعکس نامه هاي فارسی،درطرف راست بالاي صفحه می آید،وشایدبه همین مناسبت است که این نامه هاازطرف چپ سوراخ می شوندودرکلاسورهایی که درکشورمابه نام کارخانه سازنده اش به " زونکن "معروف اندوازچپ (مثل کتابهاي لاتین)بازمی شوندقرارمی گیرند.
به این ترتیب،کلاسورهاي موجوددربازار،ومتاسفانه حتی آنهایی که درایران تولیدمی شوند،فقط مناسب نامه هاي لاتین اند.راه حلی که براي رفع این اشکال می توان پیشنهادکرداین است که ازکلاسورهاي موجود" سروته " استفاده کنیم. طبعا اًین نحوة استفاده نیز خالی از اشکال نیست : باید برچسب عطف کلاسور را هم سر و ته بچسبانیم ؛ اهرم باز کننده هم در بالا قرار خواهد گرفت. راه بهترش این است که کلاسورهاي مناسب بایگانی نامه هاي فارسی سفارش بدهیم. (عجیب است که به رغم یک قرن سابقه بایگانی و با وجود این همه صنعتگر و تولید کننده مبتکر ، هنوز هیچ فکري دراین باره نشده است.)
فرستنده توجه کنید که حتی اگر امضاي شما شامل نام و نام خانوادگیتان هم هست ، باز هم باید این کلمات را مستقل از امضایتان در زیر نامه بیاورید.
اگر نامه کاملا اداري است ، باید سمت یا پست سازمانی نویسنده هم در زیر نامش ذکر شود.
فرم قدیمی "اینجانب محمد رضایی فرزند ... " فقط مناسب عریضه هاي شخصی است. بهتر است حتی در این عریضه ها هم از این شکل اجتناب کنید، یعنی درخواست خود را مطرح کنید و نام و مشخصاتتان را در پایان بیاورید.
اگر " سربرگ " کاغذي که روي آن می نویسید شامل نشانی اداره یا شرکت شما نیست ، یا اگر روي کاغذ معمولی براي سازمانی نامه می نویسید ، فراموش نکنید که باید حتماً نشانی پستی و اگر لازم می دانید شمارة تلفن خودتان را در زیر نامه بیاورید. توجه کنید که نشانی فرستنده در روي پاکت کافی نیست ، چون ممکن است نامۀ شما با پاکت نگهداري نشود یا پاکت آن گم شود.
گیرنده
نامه هاي اداري همه به یکسان " اداري" نیستند. عنوان بندي ، تعارفات ، و لحن یک نامه بستگی به موقعیت و یا روابط نویسنده و مخاطب دارد. به این ترتیب ممکن است نامه اي "اداري و کاملا رسمی" و نامه دیگري "اداري و دوستانه" باشد.

در نامه هایی که به اشخاصی غیر از مقامات و کارکنان سازمانهاي دولتی یا سازمانهاي غیر دولتی بزرگ و معروف می نویسید ، بهتر است نشانی مخاطب را هم در بالاي نامه بیاورید. در این صورت اگر به مکاتبۀ مجدد با این افراد نیاز داشته باشید می توانید نشانیشان را هم روي همان نسخه اي که براي خودتان نگه داشته اید فوراً پیدا کنید.
تعارفها و تشریفات از به کاربردن کلمه ها و عبارتهاي تعارف آمیز و تشریفاتی قدیمی و زاید ("حضرت آقاي" ، "محضر مبارك" ، و از این قبیل) بپرهیزید . بهتر است تعارفات و "عرض ادب" هاي معمولی را هم تا جاي ممکن به حداقل برسانید. شروع نامه با کلمۀ سلام یا عبارت "با سلام" ، بخصوص در نامه هاي خیلی رسمی ، البته اجباري نیست ، اما در بسیاري از موارد لحن نامه را صمیمانه می کند و می تواند نشانی از ادب و فروتنی نویسنده باشد. اگر نامه را خطاب به مقامی یا شخصیتی می نویسید و می خواهید که لحن نامه مؤدبانه تر باشد ، می توانید آن را چنین شروع کنید:
با احترام ... یا با سلام و احترام...
در هر حال هیچ وقت نامه را با کلمۀ "محترماً " ، که خیلی هم شایع شده است ، شروع نکنید - مگر اینکه بخواهید به مخاطب یادآوري کنید که خودتان شخصمحترمی هستید! اگر اصرار دارید که کلمۀ تنوین دار به کار ببرید ، دست کم بنویسید احتراما.ً یکی از اَشکالِ معقول براي بسیاري از نامه ها این است که نامه را بدون تعارف یا فقط با عبارت با سلام شروع کنید و با احترام را در آخر نامه قبل از اسم و امضا یتان بیاورید .اگر با مخاطب نامه سابقه انس و الفتی هم دارید می توانید قبل از امضا بنویسید :با ارادت و احترام .
عنوان گیرنده
اگر گیرنده ي نامه ي شما یک سازمان اداري یا بخشی از آن باشد ، یعنی شخصی از آن باشد ، یعنی شخص یا مقام خاصی را در نظر نداشته باشید ،باید نام کامل همان سازمان یا بخش را به عنوان قرار بدهید :
وزارت ارشاد اسلامی شرکت بین المللی اکتشاف اداره کل مطبو عات داخلی بخش روابط عمومی
اگر نامه را خطاب به مسئول یا مدیر یک سازمان اداري می نویسید که نامش را نمی دانید ، یا حتی میدانید ولی با شخص خودش کاري ندارید ، می توانید از چنین عنوانهایی استفاده کنید:

سازمان انرژي خورشیدي اداره آموزش و پرورش ناحیه ي ...
مدیر کل محترم بهره برداري رئیس محترم آموزش و پرورش متوسطه
عنوان هایی مثل ریاست محترم ،معاونت محترم ،مدیریت عامل شرکت ، فرماندهی محترم و ....از این قبیل را به کار نبرید ، چون از لحاظ معنایی غلط است . ریاست یعنی رئیس بودن و معاونت یعنی معاون بودن ؛پس نباید از آنها به جاي رئیس و معاون استفاده کرد.
البته کاربرد (مثلا)معاونت یا مدیریت به معناي تشکیلات زیر نظر معاون یا مدیر جایز است و اشکالی ندارد .به این مثال ها توجه کنید :
دانشگاه فرهنگ و هنر وزارت صنایع
دفتر ریاست معاونت برنامه ریزي
جناب آقاي
(یعنی مخاطب در حوزه ي این معاونت کار می کند .)
در مواردي که لازم است یا می خواهیم که نامه را خطاب به خود اشخاص بنویسیم (که عموما چًنین است )،مودبانه تر آن است
که جلو اسم همه (نه فقط براي مقامات بالادست ) سر کار خانم یا جناب آقاي بیاوریم .
مگر آنکه بخواهیم لحن نامه خیلی خشک و رسمی – مثلا ابلاغیه یا احضاریه – با شد.
شروع متن
اگر نامه در پاسخ به نامه اي نوشته نمی شود ،معمول و منطقی است که شروع آن چنین باشد :
  در مورد صدور مجوز براي خرید اتو موبیلهاي جدید ،به اطلاع می رسانم که  در تاریخ ....- درپاسخ به (یا عطف به )نامه ي 991...
اگر نامه به پیرویک نامه ي قبلی (که هنوز جواب آن نرسیده است )نوشته می شود ، معمولاً آن را چنین شروع می کنیم :
 در مورد بررسی طرح شما،به اطلاع می رسانم که....... /6/ ....پیرو نامه ي 892 /ف مورخ  ..
(بدهی است که شماره و تاریخ و موضوع مربوط به نامه ي قبلی خود نویسنده است .)
جناب آقاي .........................
معان محترم اجرایی موسسه ..........................

با احترام ،بازگشت به نامه ي شماره ............مورخ .....................جنابعالی ،مطالب زیر را به همان ترتیب
سوالات مطرح شده به اطلاع می رسانم:
0.بنا به دلایلی که در نامه ي مورخ ............این مرکز ارائه شد ، گردش کار آیین نامه ي مزبور ایجاب می کرد که یک کمیته ي فنی دائمی تشکیل شود ، و به همین منظور قرار داد ي با افراد ذي صلاح منعقد شد . با این همه خواهشمند است یک بار دیگر بند 6 این ایین نامه را بررسی بفرمایید و نتیجه را در زودتریت زمان ممکن به این دبیرخانه بفرستید .
0.خواهشمند است نقشه ها را تا تاریخ ........................به این مرکز بازگردانید .
0.چنان که تلفنی به آگاهیتان رسید ،فهرست نام کارکنانی که در دوره کامپیوتر شرکت کرده اند ارسال شود تا در صدور احکام جدید براي آنها تسریع شود.
0.از حدود 2 سال که این مرکز سیاست کامپیوتري کردن بخشهاي تخصصی را در پیش گرفته ،به اموزش کارکنان بسیاري از واحدها کمک کرده است .
0.در مورد بند آخر ،ریز اقلام مورد نیازي که خریداري شده است به پیوست در 12 برگ ارسال می شود.
از جنابعالی به خاطر همکاري صمیمانه تان تشکر می کنم.
با احترام و آرزوي توفیق
مدیر عامل مرکز ...........
*نمونه تقریبا اصلاح شده یکنامه اداري *




+ نوشته شده توسط فیروزه آراسته در جمعه بیست و هفتم اردیبهشت 1392 و ساعت 13:5 |

آیین نگارش مکاتبات اداری / تالیف سید کاظم امینی

خلاصه سازی مکاتبات و نوشته های اداریتالیف سید کاظم امینی

فن نامه نگاری در زبان فارسی  /   تالیف دکتر علی دهقانی

آیین نگارش و ویرایش مکاتبات اداری  /   تالیف دکتر احمد محسنی

راهنمای کامل نامه نگاری / تالیف اکبر مرتضی پور


جزوات و نمونه نامه های جمع آوری شده توسط همکار عزیزم خانم فریبا ورقایی


ادامه مطلب
+ نوشته شده توسط فیروزه آراسته در جمعه بیست و هفتم اردیبهشت 1392 و ساعت 12:25 |