مکاتبات اداری

فصل اول

 فلسفه نوشتن

ارتباط از نظر لغوی چیست ؟ آن را تعریف کنید ................ اساس شکل گیری جوامع و گرداننده چرخ های عظیم آن و نهایتا لازمه ی زندگی است .

برخی از وسایل ارتباط بشر را از گذشته تا حال برشمرید .

 ارکان اساسی برقراری ارتباط را نام ببرید .

آثار یا بازخورد در کجای حلقه ارتباط قرار دارد ؟

 پیام دهنده به چه طریقی پیام خود را می فرستد ؟

 مریم به محبوبه تلفن می کند و از او دعوت می کند تا در جشن تولدش شرکت کند اما مریم عذرخواهی کرده و تولدش را تبریک می گوید چون مادرش بیمار است و او باید از مادر خود نگه داری کند . ( نقش ارتباطی این مسئله را بنویسید . )

 وقتی انسان با نگاه یا لبخند نشاط خود را به دیگران نشان می دهد از چه وسیله ارتباطی استفاده کرده است ؟

هنگامی که شخصی به شخص دیگر صبح بخیر می گوید ، با بیان شفاهی دوستی و صمیمیت خویش را به او می فهماند .(این شخص از چه وسیله ارتباطی استفاده کرده است ؟ )

وسیله ارتباط یعنی چه ؟

 علائم ، گفتار ، تصویر و نوشته جز کدام دسته هستند ؟

پیام -  مخاطب - منبع

 انواع ارتباطات انسان از نظر کلی کدام است ؟

 روزانه انسان چند نوع ارتباط می تواند با محیط خویش برقرار سازد ؟

 آقای محمدی برای دریافت وام به اداره بازنشستگی کشور رفت . ( چه نوع ارتباطی است ؟ )

 خانم محمدی با دختر خود به بازار کفش رفتند .( چند نوع ارتباط در این جمله وجود دارد ؟ )

 آقای محمدی برای حل مشکل خود به دفتر مجلس رفت و تقاضا نامه خود را بصورت کتبی به منشی دفتر تحویل داد . ( چند نوع ارتباط و چه نوع وسیله ارتباطی در جمله بالا وجود دارد ؟ )

مامور شهرداری برای اخذ عوارض ، زنگ در آقای محمدی را فشرد . ( چه نوع ارتباطی در این جمله وجود دارد ؟ )

 وزارت امور خارجه ایران نامه دوستانه ای به کشور اندونزی فرستاد . ( چه نوع ارتباطی در این جمله وجود دارد ؟ )

 نیروی انتظامی پیشنهاد تازه ای جهت امنیت کشور به مجلس شورای اسلامی ارائه کرد ؟ . ( چه نوع ارتباطی در این جمله وجود دارد ؟ )

 ارتباطات به چند گونه اصلی تقسیم می شود یا به عبارت دیگر از دیدگاه نحوه استقرار به چند گروه تقسیم می شود ؟

 منظور از ارتباط حضوری چیست ؟ ( توضیح دهید )

 زمانیکه کلیه عناصر ارتباط در یک محل جمع شده باشند ، چه نوع ارتباطی وجود دارد ؟

 آقای محمدی برای یک مصاحبه شغلی در دفتر امور استخدامی حاضر می شود و متاسفانه مورد تائید سازمان مربوطه قرار نمی گیرد . ( چه نوع ارتباطی در این جمله وجود دارد ؟ آثار آن چه می باشد ؟ )

 در کدام نوع ارتباط از وسایل ارتباطی استفاده می شود ؟

 ارتباط غیر حضوری چگونه ارتباطی است ؟ (با ذکر یک مثال توضیح دهید .  )

 تفاوت های ارتباط حضوری با ارتباط غیر حضوری را بیان کنید .

 در کدام نوع ارتباط تنها از زبان و گفتار استفاده می شود ؟

 در کدام نوع ارتباط عناصر در یک مکان و زمان جمع نمی باشند ؟

 آگهی شرکت در مسابقات علمی از شبکه آموزش تلویزیون پخش می شود و آقای محمدی قصد دارد در آن شرکت کند .  ( چه نوع ارتباطی در این جمله وجود دارد ؟ )

 وسایل ایجاد ارتباط به چند گروه عمده تقسیم می شوند ؟

به وسایل ارتباطی که پیام به وسیله آن ارائه می گردد ، چه می گویند ؟

 گفتار ، نوشته و علائم جز کدام دسته از وسایل ارتباطی می باشند ؟

 آقای محمدی برای دوست خود که در شیراز زندگی می کند ، یک نامه می نویسد و از او دعوت می کند که تعطیلات تابستان را با هم بگذرانند . ( نوع وسیله ارتباط را بنویسید . )

 نوع ارتباط حضوری را با ذکر یک مثال شرح دهید .

 در کدام نوع ارتباط تاثیر و تاثر و در نتیجه بازخورد در همان جلسه مشخص ، و اثر خود را ظاهر می سازد ؟

 روزنامه و مجلات جزو کدام دسته از وسایل ارتباطی هستند ؟ ( اصلی یا کمکی )  

 ارتباط در سازمان یعنی چه ؟ ( شرح دهید . )

 رابطه نقش ارتباطات در سازمان با جریان خون در بدن چیست ؟

 نظام ارتباطات چگونه می تواند در اداره امور سازمان موثر باشد ؟

 گونه های ارتباطات در سازمان به چند گروه تقسیم می شوند ؟

 دو شکل ارتباط عمومی را بنویسید .

 ارتباط از پایین به بالا به چه شکل برقرار می شود ؟ ( ارتباطات عمودی )

 گزارشی از پایین به بالا در ارتباطات عمودی است و ........... از بالا به پایین .

 مدیر هنرستان حضرت معصومه (س) به دفتردار کتبا ابلاغ می کند که کارنامه نوبت اول در تاریخ 1/10/88 جهت ارائه به دانش آموزان حاضر باشد . ( چگونه ارتباطی است ؟ )

 مسئول کارگاه کامپیوتر در پایان هر ماه مطالبی از جریانات گارکاه را به صورت کتبی به مدیر هنرستان ارائه می دهد . ( مسئول کارگاه از چگونه ارتباطی مدد جسته است ؟ )

 برای ایجاد ارتباط افقی در سازمان از چه نوشته هایی استفاده می شود ؟

 دستور و گزارش در چه صورتی می تواند مبنا و پایه کار قرار گیرد ؟

 ارتباطات افقی به چند صورت می تواند برقرار شود ؟

 ارتباطات افقی را شرح دهید .

 اهداف ارتباطات افقی را بنویسید .

 بخشنامه و آیین نامه وسایل ایجاد کدام نوع ارتباط است ؟ ( افقی یا عمودی )

فصل دوم

 نوشته وسیله ایجاد ارتباط رسمی در سازمان

 یکی از مهم ترین وسایل ایجاد ارتباط در جامعه کدام است ؟

 کدام وسیله ارتباطی جنبه قانونی و رسمی دارد ؟

 هدف نوشته چیست ؟ ( آن را شرح دهید . )

 اهمیت نوشته را از دو زاویه نام ببرید .

 ویژگی های نوشته را بر شمرید . ( ذکر پنج مورد )

 نوشته در ایران جنبه .......... دارد .

 سند را تعریف کنید . ( طبق ماده 1284 )

 معاون آموزشی هنرستان برای خرید یک سری وسایل کارگاهی درخواست وجه از مدیر هنرستان می کند و مدیر تلفنی جواب مثبت به او می دهد . حال بگویید طی چه مرحله ای معاون آموزشی به خواسته خود می رسد ؟

 تنها وسیله رسمی ارتباط در یک سازمان کدام است ؟

 آغاز و انجام امور در سازمان ها توسط .......... شروع و یا پایان می یابد . 

 جنبه آثار مالی نوشته در سازمان را شرح دهید .

 دستور تلفنی یا شفاهی در سازمان از نظر .......... اهمیت دارد و بعدا باید به صورت کتبی مورد تائید قرار بگیرد .

 اهمیت و نقش مکاتبات در اداره امور ا به چند مورد می توان محدود کرد ؟ ( فقط پنج مورد نام برید . )

 آن چه از ادوار گذشته باقی مانده است چگونه به دست ما می رسد ؟

 آثار حقوقی نوشته های اداری را بنویسید .

 لازمه برقراری ارتباط ، وجود پنج رکن اساسی می باشد ؟ ( آن ها را نام ببرید )

تفاوت ارتباط حضوری با ارتباط غیر حضوری را بنوسید .

 وسایل ایجاد ارتباط به چند دسته تقسیم می شود ؟ نام ببرید . ( با ذکر یک مثال )

 ارتباطات عمودی به چند شکل وجود دارد . ( توضیح دهید )

 در کدام نوع ارتباط از نوشته های اداری مانند بخشنامه ، آیین نامه استفاده می شود ؟

ویژگی های نوشته را در یک سطر بنویسید .

 سند را طبق ماده 1284 قانون مدنی تعریف کنید .

 هیچ خرجی نمی تواند بدون ........... مقام صلاحیت دار صورت بگیرد و اگر هم شفاهی دستور پرداخت داده شود از نظر .......... است که بعدا می باید به صورت کتبی مورد تایید قرار بگیرد .

فصل سوم

 نامه های اداری

مهمترین نوشته های اداری را نام ببرید؟ نامه /  گزارش

 بعضی اوقات در سازمان های دولتی برای تسریع در انجام امور از .......... استفاده می شود .

 اصطلاح نامه اداری را تعریف کنید .

 مشخصات نامه های اداری را نام ببرید .

کدامیک از موارد ذیل مشخصات نامه های اداری نمی باشد

متن  /  امضا  /  شماره و تاریخ  /  پی نوشت

کدامیک از موارد ذیل مشخصات نامه های اداری می باشد؟

سرلوحه شماره تاریخ  /  عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع  /  متن / امضائ و مشخصات امضا کننده

 نامه های اداری از دو دیدگاه مورد بررسی قرار می گیرند ، آن ها را نام ببرید .

 نامه های اداری از دیدگاه ماهیت کار به چند دسته تقسیم می شوند ؟ نام ببرید . ( ذکر هر چهار مورد )

دو گروه نامه های اداری در سطوح سازمانی را نام ببرید؟

 مهمترین مکاتبات در داخل سازمان را نام ببرید؟

مهمترین مکاتبات با خارج از سازمان را نام ببرید؟

اجزا و ارکان نامه های اداری را نام برید.

اجزای تشکیل دهنده نامه های اداری را رسم کنید.

معمولا ............ در بالای کاغذهای اداری چاپ شده است.

موضوع نامه در کدام قسمت نوشته می شود ؟مشخص کنید

 بخش نامه ها از کدام گونه های نامه می باشند ؟

الف) هماهنگی                ب)  دستوری                  

پ) بازدارنده                     ت) خبری

آرم جمهوری اسلامی جز کدام یک از موارد ذیل است ؟

الف) عناوین گیرنده          ب)  سر لوحه

 پ)  عناوین فرستنده       ت) متن نامه

 عنوان گیرنده ی نامه با کلمه .......... مشخص می شود   

بیان کننده ی عنوان فرستنده نامه کلمه .......... می باشد .

 کدامیک از موارد ذیل هدف نامه می باشد ؟

الف) موضوع نامه               ب) متن نامه                   

  پ) رونوشت                     ت) عنوان فرستنده

 گیرندگان رونوشت در کدام قسمت نامه نوشته می شود ؟

الف) پس از سر لوحه                ب) بعد از امضای نامه

پ) قبل از متن نامه                    ت) قبل از امضای نامه

  متن نامه از چند قسمت تشکیل شده است ؟ ( نام ببرید )

  رکن اساسی هر نامه .......... آن می باشد .

 نامه بدون .......... سندیت ندارد .

 در کدام یک از موارد ذیل از کلمه( به ) و ( از ) در نوشتن نامه استفاده نمی شود ؟

الف) از واحد بالاتر به واحد پایین تر                

ب) از واحد پایین تر به مقام بالاتر

پ) در واحد های هم سطح                                     

ت) از یک کارمند برای سازمان متبوع خود

 عناوین و القاب و تعارفات متداول  بین فرستنده و گیرنده نامه چگونه نوشته می شود ؟

به:اداره کل نظارت و پی گیری

از: اداره ی کل کارگزینی

عناوین گیرنده و فرستنده فوق مربوط به کدام نوع نامه می باشد؟

فصل چهارم

 مراحل تهیه ی نوشته

برای هر نوع شناختی ایجاب می نماید که پیرامون آن ... .................. یا پژوهشی علمی انجام گیرد.

 عناصر تحقق واقعه در مراحل تهیه یک نوشته را نام برده مختصر توضیح دهید.

 مراحل تهیه نوشته را نام برید.

 آن گاه که لزوم نوشتن نامه محرز گردید نگا رش ............... آغاز می گردد.

کدام عنصر هدف را کاملا شفاف می سازد؟      الف)چرا       ب)چگونه     پ)کجا        ت) کی

برای تهیه پیش نویس ، موضوع نامه را در چند قسمت مورد بررسی قرار می دهیم؟

 آماده نمودن مقدمات جهت پیش نویس شامل چه قسمتهایی است؟

 برای تهیه یک نوشته علمی چگونه عمل می کنیم؟

 منا بعی که می توانند به نحوی مورد استفاده نویسنده نامه قرار گیرند کدامند؟ ذکر چهار مورد

 نوشته ای که براساس  اطلاعات  ............... و صحیح تدوین شده باشد از تاثیر ....... برخوردار خواهد بود.

 بهترین روش برای جلوگیری خروج افکار از حیطه فکری چیست؟

.................. چارچوب اصلی ما در ساختمان نامه است

 عناوین نوشته در مکاتبات اداری به چه عواملی بستگی دارد؟

در چه حالتی مخاطب یک نامه نسبت به نگارنده آن حالت ایستادگی و مخالفت به خود می گیرد.

 اگر در انتخاب عنوان نامه دقت کافی نکنیم چه می شود؟

 امروزه چرا برای استفاده  از عنوان نامه به جای از – به – موضوع   از  به – از و موضوع استفاده می شود؟

 ترتیب عنوان نامه از – به – موضوع در کدام واحد بیشتر استفاده می شود؟

 متن هر نامه از چند قسمت تشکیل می شود؟ نام برید

 ............... به سر آغاز و یا آنچه در ابتدای هر نوشته آورده می شود گویند.

 مزایای قسمت مقدمه برای هر نوشته را بنویسید.

 .................. همان چیزی است که نا مه برای انتقال آن ارسال می گردد.

 نامه هایی که ابتدا به ساکن تهیه و ارسال می گردد چگونه مقد مه نویسی میکردد؟

 در نا مه هایی که مسبوق به سا بقه می باشد چگونه مقدمه نوشته می شود؟

 بهتر است پیام اصلی نامه دارای چه ویژگیهایی باشد؟

چرا برای نوشتن پیام اصلی نامه می بایست ساده نویسی کرد؟

 چند توصیه برای نوشتن پیش نویس نامه می دانید ؟ 

  امضاء کننده هر نامه ............ مقام واحد صادر کننده نامه است.

مهمترین عنصر یک نوشته همان عنصر............... است.

فصل پنجم

مراحل تهیه نامه های اداری